Kirje asiakkaalle kirjoitetaan, jos organisaatiosi ei pysty täyttämään velvoitteita häntä kohtaan, jos hän ei ole siirtänyt rahaa toimitetuista tavaroista ja jos hänelle on tarpeen ilmoittaa uudesta tuotevalikoimasta.
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita kirjeesi kysymällä asiakkaan organisaatiota edustavalta henkilöltä. Kirjeen tässä osassa sopivat sellaiset kohteliaisuuden ilmaisut kuin "Hyvä Ivan Andreevich", "Mister Remizov". Jos asiakasyrityksellä ei ole tiettyä henkilöä, johon suhteet on luotu, ota yhteyttä "Arvoisa vastaanottaja".
Vaihe 2
Esittele itsellesi organisaatiosi nimi. Käytä vakiolausekkeita, esimerkiksi "MontazhSpetsStroy LLC haluaa ilmaista kunnioituksemme sinulle ja toivottaa organisaatiollesi vaurautta". Tämän avulla voit suunnata asiakkaasi lukemalla päätekstin, hän ei hämmenty siitä, kuka on kirjeen vastaanottaja.
Vaihe 3
Määritä kirjeelle syy. Kirjoituksen muoto ja viestin sisältö riippuvat tästä. Yleisin syy kirjeiden kirjoittamiseen asiakkaalle on maksamatta jättäminen toimitetuista tavaroista tai suoritetuista palveluista. Tällöin viittaa sopimuksen asiaankuuluvaan lausekkeeseen ja ilmoita, että asiakas on vastuussa laskun maksamisesta tietyssä ajassa. Jos tämä ei ole ensimmäinen kirjeesi aiheesta, vedota asiakkaan vastuuseen toimitussopimuksen X kohdassa määrättyjen velvoitteiden laiminlyönnistä. Huomaa, että jos laskuja ei makseta, sinun on käännyttävä tuomioistuimen puoleen.
Vaihe 4
Pyydä anteeksi asiakasta, jos syynä kirjeen kirjoittamiseen oli kyvyttömyys toimittaa tavaroita hänelle sopimuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Älä yritä selittää syitä, miksi toimitusaika puuttuu, asiakas ei ole kiinnostunut tästä, on parempi ilmoittaa hänelle kuinka kauan organisaatiosi pystyy täyttämään sopimuksen mukaiset velvoitteensa. Käytä kirjeen lopussa lauseita "Kiitos ymmärryksestäsi", "Toivomme yhteistyön jatkamista".
Vaihe 5
Ilmoita asiakkaalle yrityksesi tarjoama uusi tuotelinja, jos kumppanisi ei ole tietoinen muutetusta valikoimasta. Tällaisessa kirjeessä on suotavaa ilmoittaa, mitä alennuksia asiakas saa laatiessaan uusia toimitussopimuksia kanta-asiakkaana.
Vaihe 6
Tilaa kirjeen lopussa. Jätä yhteystietosi, jotta asiakas tietää kuinka ottaa yhteyttä organisaatioosi. Toivotan kaikkea hyvää organisaatiolle ja sitä edustavalle henkilölle.
