Tapahtumaraportti voi olla lyhyt tai yksityiskohtainen. Mutta siinä on oltava tiedot siitä, kuinka paljon rahaa käytettiin tapahtuman järjestämiseen ja kuinka monta vierasta tuli. Ja myös luettelo illasta osallistuneista lehdistöistä.
Ohjeet
Vaihe 1
Täytä raportin otsikko seuraavasti. Kirjoita yläpuolelle, A4-arkin keskelle, RAPORTTI isolla painettuna. Seuraavalla rivillä "pidetystä tapahtumasta" ilmoitetaan tapahtuman nimi lainausmerkeissä. Sen alla on päivämäärä ja paikka.
Vaihe 2
Kirjoita kahden tai kolmen rivin sisennyksen jälkeen alaotsikko "kutsutut". Tässä ilmoitetaan kutsukorttien lähettäjien ja tapahtumaan osallistuneiden lukumäärä. Voit selvittää tämän yksinkertaisella tavalla. Valmista tietty määrä matkamuistoja etukäteen. Hieman ennen tapahtuman loppua sijoita promoottoreiden lähelle promoottoreita, jotka jakavat lahjoja. Laskemalla jäljellä olevan lukumäärän saat selville, kuinka monta vierasta oli. Tai kerää arpajaisten varjolla kutsuja ja käyntikortteja tulleilta. Toisaalta lasket läsnäolijat, toisaalta hankit hyödyllisiä kontakteja. Määritä erikseen, kuinka monta VIP-henkilöä oli - yritysten pääjohtajat, osakkeenomistajat, tunnetut henkilöt. Luettele heidän etu- ja sukunimensä.
Vaihe 3
Kirjoita "lehdistö" -osioon, kuinka monta toimittajaa oli läsnä ja missä mediassa he työskentelivät. Lisää yhteyshenkilön numerot tähän. Jos julkaisuja on jo julkaistu, liitä ne raporttiin.
Vaihe 4
Seuraava alaotsikko on "tapahtuma". Kuvaile tässä kuinka ilta sujui, kuka johdosta esiintyi lavalla, mitä ohjelmassa oli. Kerro meille, miten yleisö koki organisaation, pitivätkö he buffetpöydästä ja musiikista. Liitä kustannusarvio loppuun. Kaikki kustannukset tulisi täsmentää siellä: salin vuokraus, esittäjän työn maksaminen, matkamuistojen kustannukset jne. Laske kuinka paljon rahaa käytettiin jokaiselle vieraalle.
Vaihe 5
"Muistiinpanot". Kuvaile tässä tapahtuman puutteita mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Missä oli häiriöitä, mikä meni pieleen. Tämä auttaa estämään tilanteiden toistumisen tulevaisuudessa. Anna suosituksia loman järjestämisen optimoimiseksi. Saattaa olla tarpeen ottaa mukaan enemmän henkilökuntaa tai vaihtaa vierasilmoitusjärjestelmää. Kaikki nämä kommentit ovat erittäin tärkeitä raporttiasi tarkastavalle johdolle.
Vaihe 6
Viimeinen on valokuvia. Liitä parhaat kuvat tapahtumasta raporttiisi. Yritä kaapata vieraiden tulva, hymy kasvoille, suosionosoitukset. Älä unohda liittää kuvaa ohjaajasta. Johto on aina imarteleva huomio omalle henkilölle.
