Työntekijän, joka on saanut rahaa matkakuluihin, varastotuotteiden ostamiseen tai muihin tarpeisiin, on ilmoitettava käyttämänsä summat yrityksen kirjanpito-osastolle. Tätä varten hänen on täytettävä ennakkoilmoitus (yhtenäinen lomake nro AO-1) ja liitettävä siihen kaikki asiakirjat, jotka vahvistavat aiheutuneet kulut.
Ohjeet
Vaihe 1
Kustannusraportin täyttäminen alkaa edestä. Kirjoita organisaatiosi nimi ylimmälle riville. Ilmoita raportin päivämäärä, vaikka numeroa ei tarvitse ilmoittaa, kirjanpitäjä täyttää tämän kentän. Alla on ilmoitettava rakenneyksikkö, johon kuulut, sukunimesi ja nimikirjaimet sekä asema. Kirjoita ennakon tarkoitus, esimerkiksi "matkakulut", "kotitalouden tarpeet" jne.
Määritä vasemmassa sarakkeessa tilivelvollisten varojen saldo, joka sinulla oli ennen uuden ennakkomaksun vastaanottamista (tai ylikulutusta, jos sellaista oli). Alla on ilmoitettava raportin yhteydessä vastaanotettu summa (tai useita summia, jos ne vastaanotettiin sekä kassalla että pankissa). Täytä "Vastaanotetut yhteensä" -rivi kokonaisraportilla, jonka sait aliraportin.
Vaihe 2
Sen jälkeen sinun on täytettävä eturaportti takapuolella. Luettelo kaikista asiakirjoista, joilla aiot vahvistaa kaikki aiheutuneet kulut, täyttämällä kunkin asiakirjan sarakkeet ensimmäisestä kuudenteen.
Syötä asiakirjan sarjanumero. Liitä päivämäärä ja numero itse asiakirjaan. Kirjoita asiakirjan nimi (esimerkiksi myyntikuitti, myyntikuitti, kuitti jne.). Ilmoita asiakirjassa ilmoitettu määrä (ruplaa tai valuuttaa). Laske kaikki summat yhteen ja kirjoita tulos riville "Yhteensä". Laita allekirjoitus ja sen transkriptio alle.
Vaihe 3
Palaa sitten takaisin täyttämään etuosa uudelleen. Täytä "Käytetty" -rivi määrällä, jonka ilmoitit takana "Yhteensä" -rivillä. Syötä jäljellä olevan saldon (tai ylikulutuksen) määrä. Syötä aliraporttiin liitettyjen asiakirjojen määrä alla ja ilmoita myös näiden asiakirjojen arkkien kokonaismäärä.
Vaihe 4
Sinun ei tarvitse täyttää kaikkia muita rivejä, ne täyttävät kirjanpitäjä ja kassa (jos palautat saldon kassalle).
Kun olet toimittanut raportin kirjanpito-osastolle, kirjanpitäjä on velvollinen antamaan sinulle kuitin, joka on säilytettävä. Tämän kuitin avulla voit aina vahvistaa, että olet ilmoittanut sinulle myönnetyistä varoista, jos väärinkäsityksiä esiintyy.
