Kun valmistellaan yhteistä projektia yhden yrityksen eri organisaatioiden tai divisioonien välillä, on usein tarpeen keskustella yksittäisistä yksityiskohdista ja toteutuksen ehdoista. Tällöin käynnistetään koordinointimekanismi, jonka avulla osapuolten edut huomioon ottaen voidaan laatia yhteinen kanta koko aiheluettelosta. Tällaisen kirjeen suunnitteluun sovelletaan toimistotyön yleisiä lakeja, mutta sillä on joitain erityispiirteitä.
Ohjeet
Vaihe 1
Valmista luettelo sovittavista asioista. Tällaisia ehtoja sisältävä kirje on pääsääntöisesti itsenäinen asiakirja, joka edeltää pääsopimuksen tekemistä. Joissakin tapauksissa sitä voidaan käyttää sisäisenä asiakirjana, joka on tarpeen yleisen ratkaisun kehittämiseksi ja joka vaatii kelpoisuuden vahvistamista eri palveluilta (turvallisuus-, laki-, rahoitus-, suunnittelu- jne.). Muissa tapauksissa se on valmis keskustelemaan kiistanalaisista kysymyksistä kumppaniorganisaatioiden kanssa yhteisessä projektissa.
Vaihe 2
Vastauskirjeen laatimiseksi vastapuolelle tarvitset sen yksityiskohdat ja itse sopimusehdot. Aloita kirjain määrittämällä vastaanottaja oikeassa yläkulmassa (kumppaniorganisaation nimi, nimi, sukunimi ja vastuuhenkilön nimikirjaimet). Ilmoita tässä lyhyesti kirjeen "hyväksynnästä …" aihe. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse kirjoittaa asiakirjan nimeä. Kirjeen ensimmäinen lause tulee olemaan vetoomus nimeltä ja isänimellä henkilölle, joka on vastuussa organisaationsa johtaman projektin osan kehittämisestä. Tietysti unohtamatta lisätä sanaa "Rakas". Pyydä seuraavaksi harkitsemaan ehdotettuja ehtoja ja antamaan niistä luettelo ja tekemään päätös hyväksymisestä.
Vaihe 3
Ilmoita kirjeen loppuosassa määräaika, johon mennessä sopimus on toteutettava, ja tee tarvittavat muutokset tai hyväksy ehdotus kokonaisuudessaan. Tätä seuraa kirjeen päivämäärä, vastuuhenkilön allekirjoitus ja sen sulake.
Vaihe 4
Huomaa, että hyväksymiskirje voi olla joko pääasiakirja, jolla varmistetaan alustavan sopimuksen ehdot, tai sen mukana oleva asiakirja. Kirjeessä, johon hyväksymisprotokolla tai muu luettelon tai luettelon muodossa oleva asiakirja liitetään, on oltava kohta "Liite". Nimeä siinä liitteenä olevat asiakirjat (jotka on aikaisemmin numeroitu), jotka osapuolet ovat ehdottaneet sopimukseen.
