Kokous on perinteinen ominaisuus jokaisessa johtamisprosessissa. Tämän kokouksen merkitys, luonne, tekninen taso ja kesto voivat vaihdella kokouksen erityisten tavoitteiden ja olosuhteiden mukaan. Samalla tällä tapahtumalla on kaksi pääominaisuutta: kokouksessa käsitellään yhtä tai toista ongelmaa tai tehtävää, ja tuloksena tulisi olla tietty päätös. Onnistunut kokous vaatii selkeän organisaation.
Ohjeet
Vaihe 1
Määritä kokouksen tarkoitus ennen kokouksen kutsumista ja tietyn osallistujaryhmän kutsumista siihen. Selvitä itse: millä päätöksellä sen pitäisi päättyä. Tuloksena voi olla työsuunnitelman hyväksyminen tietyksi ajaksi, varsinaisen tilausluonnoksen laatiminen, verkkotaulukon laatiminen jne.
Vaihe 2
Jos ongelma ratkaistaan kokouksessa, liiketapaamisen tarkoitus edellyttää vastaamista kysymyksiin: miksi, miksi ja miten. On muuttumaton sääntö: ennen kuin hyväksyt, sinun on sovittava siitä, mistä keskustellaan. Voi olla, että arvovaltaiset kokouksen osallistujat ajattelevat, ettei ilmoitettua ongelmaa ole olemassa. Erityiskokoukset - ideoiden luomiseen (kehittämiseen). Ne voivat olla niin sanotun "aivoriihin" muodossa. Tällaisen menettelyn asettaminen tarvitsee epätyypillisen, luovan.
Vaihe 3
Tärkeä vaihe kokouksen valmistelussa on esityslistan muotoilu. Kokous voi olla hyödytön ja tuottamaton, jos sen informaatio- ja ongelmakomponentit eivät toimi. Siksi ajattele selkeästi keskustelunaihe. Vertaa: "Kysymys A-tuotteen myynnin kasvusta vähittäismyyntiverkostossa" ja "Sopimukset toimista A-tuotteen myynnin lisäämiseksi vähittäiskaupan verkostossa" Ensimmäisessä tapauksessa keskustelu voi muuttua banaaleiksi raporteiksi, toisessa - kipeiden ongelmien ratkaisemiseksi.
Vaihe 4
Kokouksen sijainti on myös tärkeä. On oikea psykologinen havainto: jos keskustelu käydään johtajan toimistossa, hänen näkemyksensä tietyn ongelman ratkaisemisesta voi olla ilmeisesti hallitseva ja edullisempi. Mikä tahansa muu huone (kokoushuone, tilava huone) voi olla paras vaihtoehto. Muista: mukavan viestinnän alue on noin metrin päässä. Aina kun mahdollista, pidä tämä mielessä, kun asetat tuoleja. Pyöreät tai soikeat pöydät sopivat hyvin kokouksiin. Vetäytyminen voi olla vielä sopivampi tietyissä tilanteissa, mutta se on erittäin kallis vaihtoehto.
Vaihe 5
Suunnittele tapaamisaikasi harkiten. Ei ole järkevää nimittää se ennen lounastaukoa tai työpäivän lopussa. Jos suunnittelet pitkää kokousta, pidä taukoja tai kahvitaukoja (5-10 minuuttia tunnissa). Jos haluat pitää informatiivisen kokouksen, vaihtoehto on mahdollista ilman klassista kokousta, ts. ilman tuoleja.
Vaihe 6
Kurittaa organisaation työntekijöitä ja tulee osaksi yrityskulttuuria selkeä aikataulu kokouksille: on suositeltavaa pitää heidät säännöllisenä viikonpäivänä ja tiettynä ajankohtana (esimerkiksi perjantaiaamuna).
Vaihe 7
Vakavat kokoukset vaativat usein selkeyttä: taulukoiden, kaavioiden esittely, videomateriaalien esittely. Näitä tarpeita varten on toivottavaa, että sinulla on taulu, fläppitaulu ja näyttö.
