Kokous on kapean valtuutettujen edustajien, johtavien asiantuntijoiden, työryhmän kokous, joka on omistettu kiireellisten kysymysten ratkaisemiselle. Tämä on pienikokoinen kokous, joten kokouksella on oma puheenjohtaja - henkilö, joka johtaa sitä.
Ohjeet
Vaihe 1
Kokous voidaan pitää suunnitellusti hyväksytyllä säännöllisyydellä, tai se voi olla spontaani, koottu kertyneiden ajankohtaisten ongelmien tai farsin ja esteen ratkaisemiseksi. Joka tapauksessa kokousta johtaa virallisesti tähän virkaan nimitetty virkamies. Itse asiassa kokous pidetään antamaan asiantuntijoille mahdollisuus ilmaista mielipiteensä tietystä aiheesta ja tehdä kollegiaalinen päätös.
Vaihe 2
On välttämätöntä ilmoittaa kaikille kokouksessa läsnä oleville, sen esityslista: aihe ja luettelo keskustelua vaativista asioista sekä kokouksen aika ja paikka. Tämä voidaan tehdä puhelimitse tai oikeudellisten ilmoitusten kautta. Yleensä kokouksiin osallistuvien kokoonpano, jolla on valtuudet käsitellä tiettyjä asioita, määritetään. Siksi kokouksessa on oltava päätösvaltainen, joka takaa siinä tehtyjen päätösten laillisuuden. Ennen kokouksen alkua osallistujien rekisteröintilista on täytettävä. Jos kokous on päätösvaltainen, kokous voidaan aloittaa.
Vaihe 3
Kokouksen moderaattorin tulisi avata se johdantopuheella, jossa ilmoitetaan aihe ja luetellaan ratkaistavat kysymykset, ja päätetään kokous tiivistämällä sen tulos. Hänen oikeutensa on antaa puheenvuoro seuraavalle puhujalle, asettaa kysymyksiä äänestykseen ja ilmoittaa tehdyistä päätöksistä. Hän on myös velvollinen ylläpitämään järjestystä kokouksen aikana ja antamaan määräyksiä kokouksen järjestyksessä.
Vaihe 4
Esittelijän kiistaton oikeus on myös puheenvuorojen äänittämisen lopettaminen, rajoittamalla puheenaikaa ja lausuntojen määrää samasta aiheesta. Jos kokouksen järjestystä ja sääntöjä rikotaan, moderaattori voi keskeyttää tai lopettaa keskustelun ja lopettaa tai keskeyttää kokouksen.
Vaihe 5
Kokouksen aikana moderaattorin on varmistettava tämän johtamistoiminnan aikana ja tuloksissa laaditun protokollan valmistuminen. Pöytäkirja on tarkoitettu dokumentoitavaksi ja viralliseksi tehtyjen asioiden ja päätösten kollegiaalinen keskustelu.
