On mielipide, että kokous on tapahtuma, joka voidaan valmistaa spontaanisti. Itse asiassa tällainen liiketoiminnan muoto edellyttää vakavaa hallinnollista koulutusta.
Kokouksen aihe
Aloittajan tulisi muotoilla syy kokoukselle. Mitään ei aina ole kokouksen tärkein osallistuja tässä ominaisuudessa. Perustuen siihen, että kokoukset voivat olla yrityksen sisäisiä ja joihin osallistuu laaja joukko kutsuttuja, on tärkeää määritellä aihe siten, että se voisi houkutella kaikkia vuoropuheluun tarvittavia ihmisiä.
Yleensä aiheen teknisen muotoilun hoitaa hallintohenkilöstö tai suoraan kokouksen sihteeri. Kokouksen esityslista seuraa annetusta aiheesta. Tämä asiakirja sisältää kaikki keskusteluun suunnitellut asiat. Etukäteissopimuksella jokaiselle kysymykselle osoitetaan puhuja, jolle annetaan määräaika puheelle ottamatta huomioon keskustelua. Keskustelun aika vahvistetaan esityslistalla erikseen.
Asioiden ymmärtämiseksi paremmin ei ole tarpeetonta valmistella monisteita, jotka sisältävät lyhyitä viitteitä, tilastoja tai muuta informaatiotietoa. Sihteeri valmistaa tällaiset materiaalit jokaisen puhujan kanssa erikseen.
Asiakirjojen valmistelun viimeinen vaihe on päätösluonnosten kehittäminen kustakin asiasta. Tämä asiakirja edustaa esittelijöiden keskusteluun perustuvia ratkaisuehdotuksia. He nauhoittavat puhujien viimeiset lauseet. Jos osallistujat eivät hyväksy päätösluonnoksen vaihtoehtoa, sihteeri korjaa asiakirjan.
Kutsutut henkilöt
Esityslista määrittelee suurelta osin likimääräisen luettelon henkilöistä, jotka tulisi kutsua käsittelemään esiin tuotuja asioita. Joten tuottava tapa on kutsua ihmisiä, joilla on päinvastainen näkökulma puhujan kanssa. Tällöin kokous toimii "pyöreänä pöydänä" kiistanalaisen tilanteen osapuolille.
Kokouksen osallistujille ilmoitetaan millä tahansa käytettävissä olevalla tavalla - puhelulla, sähköpostilla tai henkilökohtaisella kutsulla. Koko asiakirjapaketti on luovutettava etukäteen kaikille osallistuville henkilöille, jotta heillä on mahdollisuus tutustua materiaaliin etukäteen.
Kokouksen pitäminen
Sihteerin on osallistuttava kokoukseen. Hänen tehtävänään on laatia pöytäkirja keskustelun jälkeen. Asiakirjaa laadittaessa ei ole tärkeää keskustelun äänittäminen sanatarkasti, vaan keskeisten puheiden ja erityisten ehdotusten pohdinta.
Mahdollisten ristiriitojen poissulkemiseksi on parempi tallentaa kokouksen kulku sanelimeen. Kaikille osallistujille on ilmoitettava äänityksen alkamisesta.
