Virallinen vastaanotto on yksi suosituimmista liiketapaamisten muodoista yritysten edustavassa käytännössä. Hyvin järjestetty vieraiden vastaanotto on loistava tilaisuus luoda uusia ja laajentaa vanhoja liikesuhteita kumppaneiden kanssa, saada yritykselle tärkeää tietoa, vahvistaa sen mainetta, lisätä kuvaan uusia "värejä".
Ohjeet
Vaihe 1
Vastaanottamisen syyt voivat olla hyvin erilaiset: lomat, merkittävien tapahtumien vuosipäivät, kunniakas vieraan vierailu (tai hänet nähdessään), kumppaniyrityksen valtuuskunnan saapuminen (tai lähtö), näyttelyn avaaminen, "kohtalokkaan" allekirjoittaminen "sopimus tai tiedotustilaisuus, joka edellyttää tukikontaktia lehdistön edustajiin. Se voi olla vain organisaation säännöllinen tapahtuma - ilman yhteyttä mihinkään tapahtumaan.
Vaihe 2
Valmiusvalmisteluohjelma sisältää:
• pääsymuodon (-tyypin) valinta, • Vierasluettelon laatiminen
• kutsujen jakelu
• istuinten suunnittelu pöydissä, kattaus, valikon laatiminen ("aterioiden" järjestämisen yhteydessä - aamiainen, lounas, päivällinen) Sisältöosan valmistelu on ensinnäkin: aiheen suunnittelu keskustelua ja keskustelua varten. taitavasti "rakentaa" kokouksen aktivistien puheenvuorot ja kommentit, joita vastaanoton aikana esittelijät koordinoivat vastaanoton aikana. Heidän tavoitteenaan on tehdä tapahtumasta tuottava ja mielenkiintoinen kaikille kutsutuille.
Vaihe 3
Tekniikat jaetaan yleensä seuraaviin:
• päivällä ja illalla;
• istuimilla (eli asiakkaille etukäteen määrätyillä paikoilla) ja ilman istumapaikkoja
• muodollinen (virallinen) ja epävirallinen (epävirallinen).
Vaihe 4
Iltapäivän tapaamiset ovat lyhyitä tapaamisia iltapäivällä. Tällaisia vastaanottoja varten nimet vahvistettiin tiukasti: "lasillinen samppanjaa", "lasillinen viiniä", "aamiainen".
Kaksi ensimmäistä muotoa ovat yksinkertaisimmat. Paikkoja pöydissä ei ole suunniteltu (juomia, välipaloja tarjoilevat tarjoilijat pysyville vieraille - pääsääntöisesti klo 12.00-13.00).
"Aamiainen" kestää puolitoista tunnista kahteen (yleensä välillä 12.00-15.00). Pukukoodi - rento (ellei kutsuissa ole toisin ilmoitettu).
Vaihe 5
Iltavastaanotot ovat juhlallisempia. Nämä ovat "tee", "cocktail", "buffet", "lounas", "lounas-buffet", "tee", "päivällinen".
"Tee" - vastaanotto klo 16.00-18.00. Tämä on perinteisesti naisten kokous, joka kestää 1-1,5 tuntia. Makeiset ja leipomotuotteet, hedelmät, mehut, vesi, jälkiruoka ja kuivat viinit tarjoillaan pöydässä (välipalat ovat harvinaisia).
"Cocktail" ja "buffet" (pidetään seisovana) - kokous klo 17.00-20.00. Kestää 2 tuntia. Valikossa on kylmiä välipaloja, leivonnaisia, hedelmiä (joskus kuumia välipaloja). Alkoholi näkyy pöydissä tai tarjoilijat tarjoilevat sitä lasissa. Pukukoodi - kuten kutsuissa ilmoitetaan: joko rento puku tai smokki.
"Lounas" järjestetään klo 20.00-21.00, kestää 2-2,5 tuntia. Hänen ruokansa: kylmät alkupalat, keitto, kuuma (liha ja kala), jälkiruoka, alkoholijuomat (jokaisella annoksella on oma). Tunnin kestävän illallisen jälkeen vieraat kutsutaan olohuoneeseen, jossa heille tarjoillaan teetä tai kahvia.
"Päivällinen" on viimeisin vastaanotto. Aloitus klo 21.00 tai myöhemmin. Sen menu on samanlainen kuin illallismenu. Vaatteiden muoto - tumma puku, smokki tai frakki miehille ja iltapuku naisille.
"Lounasbuffet" - vähemmän muodollinen vastaanotto (järjestetään yleensä elokuvan tai konsertin jälkeen). Alkupaloja sisältävät pöydät tarjoillaan kuin buffetpöytä. Istuminen 4-6 hengen pöydissä on ilmaista.
Vaihe 6
Kun järjestät vastaanottoa, ajattele kaikki läpi pienimmätkin yksityiskohdat. Varmista, että huoneen koko vastaa vieraiden määrää. Valikossa on otettava huomioon vieraiden makut, kansalliset ja uskonnolliset perinteet (huolehdittava tarvittaessa sekä laihojen että kasvisruokien valmistamisesta).
