Konferenssin järjestäminen vaatii huolellista valmistelua. Jakamalla tämän prosessin vaiheisiin voit minimoida työvoimakustannukset tapahtuman korkealla tasolla.
Tarpeellinen
Tietokone, jossa on Internet-yhteys ja kaupunkiohjelmat, puhelin
Ohjeet
Vaihe 1
Päätä konferenssin aihe, potentiaalisten osallistujien lukumäärä, ajoitus ja luennoitsijat. Neuvottele luennoitsijoiden kanssa saadaksesi suostumuksen puhumiseen.
Vaihe 2
Aiheen ja suunnitellun osallistujien lukumäärän perusteella on tarpeen valita vaihtoehdot konferenssipaikoille. Nämä voivat olla kulttuuritaloja, hotellien konferenssisaleja, ravintoloita, virkistyskeskuksia ja paljon muuta. Valinta suoritetaan hakemalla Internetissä ja erilaisissa kaupunkihakemistoissa saatujen tietojen perusteella, muodostetaan taulukko mahdollisista paikoista, jossa ilmoitetaan nimi, osoite, puhelinnumero, paikkojen lukumäärä, kustannukset ja saatavuus tarvittavat laitteet (esimerkiksi projektori, kuvaruutu, mikrofoni).
Vaihe 3
Soita tuloksena olevaan mahdollisten paikkojen tietokantaan ja selvitä, mikäli mahdollista, haluttuina päivinä vuokrakustannukset, lisäpalveluiden saatavuus (esimerkiksi buffetpöydän järjestäminen). Tämän seurauksena valitse paikka ja päivämäärä.
Vaihe 4
Kehitä konferenssin yritystyyli (symboli, iskulause, värit jne.) Ja päätä vaaditut tuotteet (merkkituotteet, kynät, kutsut, T-paidat ja paljon muuta). Tilaa tuotteita tapahtumaan matkamuistoyrityksistä. Muodosta myös suunniteltu ohjelma.
Vaihe 5
Lähetä kutsut potentiaalisille osallistujille kirjelomakkeilla sähköpostitse tai epätyypillisen ratkaisun avulla kuriirin / postin avulla (esimerkiksi kukkakaupan konferenssiin muotoisen pahvin kankaana tehdyn kukan muodossa).
Vaihe 6
Osallistujien rekisteröinti, yksityiskohdat ohjelmasta, apu kuljetuksessa ja majoituksen valinnassa (tarvittaessa). Yhteistyö alihankkijoiden kanssa buffetpöydän, valokuvien ja muun järjestämiseksi.
Vaihe 7
Tarkista tapahtuman aattona salin valmius - varusteet, matkamuistot, buffetpöydän järjestäminen ja paljon muuta.
Vaihe 8
Tapahtuman aikana on tarpeen koordinoida alihankkijoiden työtä: promoottorit, ateriapalvelut, valokuvaajat ja paljon muuta.
Vaihe 9
Konferenssin jälkeen lähetä sähköpostia kirjelomakkeiden kiitokseksi osallistumisesta tapahtumaan, voit pyytää palautetta.
