Tänään viestintää ei voida ajatella ilman yrityskirjeitä. Liiketoiminnan kirjeenvaihto on kirjallinen vuoropuhelu, joka auttaa organisaatioita ja kansalaisia ratkaisemaan elämänsä ja työnsä tärkeimmät kysymykset. Liiketoiminnan kirjeenvaihto on tyylilaji ja temaattinen kirjo. Nykyään yleisimmät kirjeet ovat pyyntöjä. On tuskin mahdollista luetella kaikkia tilanteita, joihin liittyy tarve kirjoittaa tällaisia kirjeitä. Samalla on malleja, standardeja, jotka helpottavat minkä tahansa pyynnön kirjoittamista.
Ohjeet
Vaihe 1
Yksinkertaisessa tilanteessa, jos vastaanottajalle ei tarvitse ilmoittaa asian taustasta, vakuuttamiseksi avun tarpeesta, pyyntö ilmoitetaan välittömästi, lyhyesti ja selkeästi: "Kysyn teiltä (mitä tehdä ja miksi)”. Jos kyseessä on "kallis", "monimutkainen" pyyntö, on tarpeen selittää kohtuudella syy pyyntöön: miksi kirjeen kirjoittaja pyytää apua, mihin liittyen, mihin tarkoitukseen.
Vaihe 2
Pyyntökirjeen koostumus on seuraava:
- johdanto (tosiseikat, tilanteen muokkaaneet tapahtumat - syy kirjoittamiseen);
- perustelut (selvitys tärkeimmistä syistä, joiden vuoksi pyyntö osoitettiin adressaatille)
- johtopäätös (itse pyyntö).
Yksinkertaisen pyyntökirjeen variantti on samanlainen kuin hakulomake (henkilökohtainen tai ryhmän puolesta). Samaan aikaan pyyntöilmoitus on sopiva tässä:
- ensimmäisestä persoonasta (yksikkö) - "Ole hyvä" …
- ensimmäisestä persoonasta (monikko) - "Ole hyvä" …
- kolmannelta henkilöltä (yksikön numero) - "Hallintopyynnöt" …
- kolmannesta persoonasta (monikko) - joukko substantiiveja, joilla on kollektiivinen merkitys.
Vaihe 3
Valituksen syytä kuvattaessa käytetään seuraavia sanamuotoja: … yhteydessä, ottaen huomioon …, tulosten perusteella …, ristiriidan vuoksi jne. …, jotta vältetään … Viitatessasi pyynnön perusteeseen: hallituksen asetuksen mukaan pöytäkirjan mukaan yhteydenoton yhteydessä aiemmin saavutetun sopimuksen mukaisesti, sopimuksemme perusteella puhelinkeskustelu suullisen sopimuksen jne. perusteella …
