Asiakirjojen käsittelyssä ja valmistelussa niiden hyväksymiselle annetaan tärkeä rooli, joka voi olla sisäinen, jossa asiakirjat ovat joko organisaation itse osastojen hyväksymiä tai ulkoisia, mikä liittyy muiden laitosten hyväksymiin asiakirjoihin. Laillisesti oikein sovittu asiakirja antaa oikeuden toimia lakien, normien ja sääntöjen mukaisesti. Hyväksyntämenettelyn läpäisseet asiakirjat sinetöidään tai leimataan.
Ohjeet
Vaihe 1
Työskentely organisaation työntekijänä, jonka tehtäviin kuuluu asiakirjojen sisäinen ja ulkoinen hyväksyntä, on oltava selvää tietoa siitä, mitkä yrityksen yksiköt ovat vastuussa niiden hyväksymisestä.
Vaihe 2
Tee luettelo asiakirjoista, jotka on hyväksyttävä koko työjakson ajan. Selvitä yksiköt, jotka vastaavat niiden hyväksymisestä. Tee taulukko, josta käyvät ilmi pakollisen hyväksynnän kohteena olevat asiakirjatyypit, tämän työn suorittamisesta vastaavat yksiköt, asemat, sukunimet, nimet, työntekijöiden isänsä nimet, heidän puhelimensa ja sähköpostiosoitteensa.
Vaihe 3
Päätä asiakirja, joka on hyväksyttävä. Tee suunnitelma ja ilmoita järjestys, jossa otat yhteyttä organisaatiosi osastoihin. Selvitä työn valmistumisen määräajat keskustelemalla kaikkien yrityksen kaikkien osastojen työntekijöiden kanssa, jotka vastaavat asiakirjan hyväksymisestä.
Vaihe 4
Kiinnitä tarkkaa huomiota asiakirjan hyväksymisehtoihin, vastaa nopeasti kaikkiin osaston työntekijän tekemiin muutoksiin. Jos sinulla on epäilyksiä asiakirjaan tehdyistä muokkauksista, muista kuulla organisaation asiantuntijoita ja selventää kaikki vivahteet. Tämä auttaa lyhentämään hyväksymisaikaa tulevaisuudessa ja antaa sinun laatia asiakirja laillisesti oikein.
Vaihe 5
Organisaation jokaisessa osastossa, hyväksymismenettelyn jälkeen, viisumi asetetaan asiakirjaan. Se voi olla osaston leima tai”Hyväksytty” -leima, jossa ilmoitetaan työntekijän asema, nimi ja allekirjoitus. Varmista, että jokainen asiakirjan hyväksymisestä vastaava työntekijä allekirjoittaa sen oikein. Muuten organisaation johtaja ei allekirjoita sitä.
Vaihe 6
Viimeinen linkki asiakirjan vahvistamiseen on yrityksen päällikkö. Asiakirjan katsotaan olevan laillisesti hyväksytty vain, jos sen johto, kaikkien osastojen työntekijät ovat allekirjoittaneet yrityksen leiman.
Vaihe 7
Kun ulkoiset koordinoinnit edellyttävät asiakirjojen hyväksymistä eri laitoksilta, tutustu luetteloon organisaatioista, joihin sinun on haettava. Selvitä yksityiskohtaiset tiedot osastoista ja niiden koordinointiin osallistuvista työntekijöistä. Soita heille tai lähetä sähköposti ja määritä vaadittu luettelo asiakirjoista. Sovi kokousaika.
Vaihe 8
Valmistele luettelo hyväksymisajankohtaan ja muutosten tekomenettelyyn asiakirjojen ulkoiseen hyväksymiseen osallistuvan laitoksen työntekijälle. Tee virallinen lausunto määrätyssä muodossa, jossa on luettelo asiakirjoista, joista on sovittava. Valvo asiakirjojen hyväksynnän ajoitusta ja niiden suorittamisen oikeellisuutta.
