Liiketoiminnan kirjeenvaihto on olennainen osa monia tuotantoprosesseja. Merkittävä paikka siinä on eri organisaatioiden, mukaan lukien valvontaviranomaisten, virallisiin vetoomuksiin antamat vastaukset. Tällaisille kirjeille vaaditaan virallinen liiketoimintatyyli, se on varsin hyväksyttävää, ja lisäksi byrokraattiset käännökset ovat suositeltavia. Niissä ei ole sijaa tunteille, vaikka väitteet saamiesi valitusten olevan sopimattomia.
Tarpeellinen
- - tietokone;
- - Internet-yhteys tai tulostin
- - yrityksen kirjelomake;
- - posti, kuriiri tai henkilökohtainen käynti vastaanottajan toimistossa (ei kaikissa tapauksissa)
- - sen kirjeen teksti, johon vastaat.
Ohjeet
Vaihe 1
Kirjoita vastauksesi kirjelomakkeella. Älä unohda määrittää kirjeelle lähtevää numeroa, rekisteröidä se sihteerin luona tai toimistossa ja laita päivämäärä.
Vaihe 2
Osoita vastaus henkilölle, jonka allekirjoitus on kirjeen alla. Yleensä se edustaa otsikkoa ja sukunimeä alkukirjaimilla. Yritä selvittää hänen nimensä ja isänsä. Tee tämä Internetin kautta tai soittamalla suoraan organisaatiolle, jolta kirje tuli. Yleensä virallisen kirjeen lopussa on esiintyjän sukunimi ja hänen puhelinnumeronsa. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä jatkokeskusteluille, jos tarvetta ilmenee. Vastaus tulee kuitenkin osoittaa sen henkilön nimelle, jonka allekirjoitus on sinulle valituksen kohteena. Hänen nimikirjaimet ovat riittäviä vastauksen otsikossa. Mutta kirjeen on aloitettava nimellä ja isänimellä osoitetulla osoitteella: "Hyvä Ivan Ivanovich!"
Vaihe 3
Ilmoita vastauksen alussa kirjeen lähtötiedot. Yleensä viralliset valitukset sisältävät lähtevän numeron, päivämäärä on pakollinen. Ensimmäisen lauseen yleisesti hyväksytty sanamuoto: "Vastaukseksi kirjeeseesi (muutoksenhaku, tietopyyntö, vaatimus, valitus - tilanteesta riippuen) Ei. Niin ja niin sellaisesta ja sellaisesta numerosta pidämme sitä välttämättömänä (vaihtoehto - me voi) ilmoittaa seuraavasta."
Vaihe 4
Vastaa sitten kirjeessä oleviin kysymyksiin siinä järjestyksessä kuin ne on annettu siinä.
Vaihe 5
Jos kirjeesi tekijä on mielestäsi sinua tai organisaatiotasi vastaan vedonnut tai lainvastaisesti, ilmoita, ettei niitä voida tyydyttää, ja selitä syy viittaamalla nykyisen lainsäädännön säännöksiin, jotka mielipide, ristiriidassa.
Vaihe 6
Käytä vastauksen lopussa ilmausta "Terveisin". Sinun on tehtävä tämä, vaikka luulet, että vastaanottaja ei ole kunnioituksen arvoinen. Tätä mielipidettä ei kuitenkaan tarvitse osoittaa. Älä unohda sisällyttää myös otsikko, sukunimi ja nimikirjaimet. Jos lähetät vastauksen paperilla, laita allekirjoituksesi sen alle.
