Oikein järjestetty toimistotyö organisaatiossa tai yrityksessä antaa sinun pitää asiakirjat järjestyksessä ja hallita niiden liikkumista milloin tahansa. Jos yrityksesi toiminta liittyy sopimusten tekemiseen, pidä asianmukaista kirjanpitoa heidän kirjanpidostaan. Hyvin suunnitellun lehden avulla voidaan tallentaa asiakirjojen yksityiskohdat ja niiden aikajärjestys.
Tarpeellinen
- - päiväkirja dokumentaation tallentamiseksi;
- - tallennettavat materiaalit
- - mustekynä;
- - lyijykynä;
- - sakset;
- - viivotin;
- - paperi;
- - langat;
- - neula;
- - liima.
Ohjeet
Vaihe 1
Löydä kätevä lomake lokikirjan pitämistä varten. Samalla on lähdettävä organisaation kiireellisistä tarpeista ja toimistotyön erityispiirteistä. Viime aikoina asiakirjojen kirjanpidon sähköiset muodot ovat yleistyneet, mutta ne eivät ole aina käteviä tutustuttaessa johtajia niihin. Yksinkertaisimmassa tapauksessa voit laatia kirjanpitopäiväkirjan tavallisessa suurikokoisessa muistikirjassa.
Vaihe 2
Numeroi lehden sivut asettamalla peräkkäiset numerot jokaisen arkin alareunaan tai yläosaan. Ompele koko sivulohko vahvalla langalla viemällä päät lehden viimeisen sivun ohi. Kirjoita pienelle paperille, kuinka monta arkkia kirja sisältää. Liimaa tämä tarra rivin viimeiselle sivulle ohittamalla langan päät solmun alle sidottuina. Kun liima kuivuu, kiinnitä tähän asiakirjojen sinetti ja lehden julkaisijan allekirjoitus.
Vaihe 3
Aloita nimisivusi suunnittelu. Kirjoita päiväkirjan nimi lehden etuosaan, esimerkiksi "Sopimuspäiväkirja". Liitä kuvaukseen organisaation (yrityksen) nimi ja sen päätiedot. Jätä kaksi riviä päiväkirjan aloitus- ja lopetuspäiville. Kaikkia näitä tietoja ei voida syöttää käsin, vaan ne on tulostettava valmiiksi tulostimelle ja liimattu siististi lehden kannelle.
Vaihe 4
Jaa päiväkirjan työsivut niin monelle sarakkeelle kuin tarvitaan tallennettavien asiakirjojen täydelliseen kuvaukseen. Muista antaa sarakkeet sarjanumerolle, asiakirjan vastaanottopäivä, sopimuksen tekeminen, tilauksen vapauttaminen ja niin edelleen. Jätä erillinen sarake, jossa on lyhyt kuvaus asiakirjan olemuksesta ja pääsisällöstä. Anna myös paikka allekirjoitukselle, joka vastaanotti asiakirjan suoritettavaksi.
Vaihe 5
Rekisteröi tarvittaessa päiväkirja toimistoon (sihteeristöön) ja anna sille asianmukainen numero ja muut tiedot. Rekisteröintimenettelyn jälkeen kirjanpitopäiväkirjaa voidaan käyttää aiottuun tarkoitukseen.
