Liittovaltion lain 125-F3 17 §: n mukaan eläkkeellä olevien työntekijöiden tiedostot voidaan siirtää arkistoon. Ennen asiakirjojen lähettämistä ne on arkistoitava, numeroitava, luetteloitava ja koristeltu kannella. Tämän tulee tehdä valtuutettu henkilöstö.
Tarpeellinen
- - kansio;
- - kaikki asiakirjat
- - lyijykynä;
- - inventaario
- - toimitusluettelo.
Ohjeet
Vaihe 1
Siirrä eronneen työntekijän tapaus arkistoon järjestämällä asiakirjat päinvastaisessa aikajärjestyksessä. Tämä tarkoittaa sitä, että työskennellessäsi teit henkilökohtaisen asiakirjan, jonka ensimmäinen arkki oli työnhakemus. Kun asia siirretään arkistoon, ensimmäinen arkki on erokirje.
Vaihe 2
Kun jätät työntekijän henkilökohtaista asiakirjaa, laadi samalla luettelo arkistoitavista asiakirjoista. Tallenna kaikki käytettävissä olevat asiakirjat arkistoon siirrettävään henkilökohtaiseen tiedostoon: kyselylomake tai ansioluettelo, kopiot koulutusasiakirjoista, jäljennökset työntekijän työn aikana annetuista työ-, irtisanomis- ja muista määräyksistä. Nämä voivat olla tilauksia korottaa tai laskea palkkoja, siirtää, suorittaa muita tehtäviä jne. Liitä mukaan myös kaikki todistukset, jotka työntekijä on koskaan esittänyt organisaatiollesi, kopio työsopimuksesta, lisäsopimukset, työntekijän työhön liittyvät määräykset.
Vaihe 3
Tiedosto tiedosto kansioon sideaineella, numeroi kaikki arkit oikeassa yläkulmassa. Tämä on tehtävä yksinkertaisella lyijykynällä. Tee ylhäältä arkisto, allekirjoita kansio, aseta kirjainkoodi työntekijän sukunimen alkukirjaimelle sekä kansion kannelle suuressa määrin irtisanomisvuosi yrityksestäsi.
Vaihe 4
Voit seurata irtisanomisvuotta yhdelle työntekijälle tai useammalle, joka irtisanoutui yhden vuoden aikana. Jos sinulla on useita työntekijöitä, aseta kaikki henkilökohtaiset tiedostot yhteen yhteiseen kansioon ja allekirjoita kannessa irtisanomisvuosi. Enintään 250 arkkia voidaan tallentaa yhteen kansioon. Muodosta kukin monimutkainen tapaus paitsi irtisanomisvuosi, myös sukunimien aakkoset.
Vaihe 5
Kun siirrät kaikki tapaukset arkistoon, laadi toimitusluettelo. Ensimmäisessä sarakkeessa ilmoitetaan tapausten järjestysnumerot, toisessa kaikkien tapausten indeksit nimikkeistön mukaan. Kolmas sarake täytetään otsikkojen nimellä, neljäs - päivämäärän mukaan, viides - arkkien lukumäärällä, kuudes - säilyvyysaikana, seitsemäs sarake, jonka voit täyttää, jos siinä on huomautuksia tai lisäyksiä.
