Kiireisessä työaikataulussa voi olla vaikeaa leikata aikaa paitsi lounaalle myös viiden minuutin hengähdystauolle. Työskentely hätätilassa ei johda vain fyysiseen väsymykseen. Kertyy psykologista epämukavuutta, joka voi aiheuttaa masennusta. Siksi on välttämätöntä järjestää työpäivä pätevästi, jotta pystyt hoitamaan tehtävät ilman yliponnistuksia.
Ajanhallinnan matriisi - miten se rakennetaan
Suosituin tapa optimoida työaika on Eisenhower Matrix. Tämä on ensimmäinen asia, joka opetetaan muodostamaan ajanhallinnan koulutuksissa. Yksinkertaisessa nelisoluisessa taulukossa tehtävät kirjoitetaan prioriteeteilla jaettuna. Vasemmassa yläkulmassa - kiireellinen ja tärkeä. Tähän sisältyy akuuttien kriisitilanteiden ratkaiseminen, kiireelliset tehtävät, projektit, joiden määräajat lähestyvät. Oikeassa yläkulmassa - tärkeitä, mutta ei niin kiireellisiä asioita. Tällä suunnitellaan uusia hankkeita, arvioidaan valmistuneiden tehokkuutta, nykyisiä jokapäiväisiä tehtäviä, tunnistetaan uusia toiminta-alueita. Vasemman alakulman solu - vähemmän tärkeät, mutta kiireelliset tehtävät. Tähän sisältyy puhelinkeskustelut, jotkut kokoukset, kiireellisten materiaalien tarkastelu, sosiaalinen toiminta. Ja viimeinen, oikeassa alakulmassa oleva solu - asiat eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä. Tämä on rutiinityötä, joitain puheluita, viihdettä.
Tehokkaimpana työpäivänä pidetään sitä päivää, jolloin oikea yläkulma täytetään maksimaalisesti - tärkeillä, mutta ei kiireellisillä asioilla. Tämä tarkoittaa, että kaikkien annettujen tehtävien suorittamiseen on aikaa, kaikki etenee suunnitellusti, hätätilannetta ei ennakoida. Jos vasen yläkulma on täynnä, se tarkoittaa, että monia tehtäviä on lykätty "myöhempää käyttöä varten", ja nyt sinun on puhdistettava kertynyt kasa kiireellisiä ja erittäin tärkeitä asioita. Samanaikaisesti kasaantuu tärkeitä, mutta ei kiireellisiä asioita, jotka on myös tehtävä, mutta tähän ei ole aikaa. Ja hätätilanteen päättymisen jälkeen seuraava muodostuu johtuen siitä, että entiset ei-kiireelliset tapaukset ovat jo kauan sitten lähestyneet niiden täytäntöönpanon määräaikoja.
Tällaisen tapahtumakehityksen estämiseksi on tarpeen koota Eisenhower-matriisi säännöllisesti, ei vain työpäivänä. Tehokkaimmat johtajat tekevät tämän useita kertoja. Kuukauden lopussa - seuraava, jakamalla päätehtävät soluille. Viikon lopussa - seuraava, sirottamalla nykyinen työ ruutuihin ja tekemällä muutoksia. Ja ennen työpäivän loppua - seuraava, laaditaan ensisijaisten asioiden suunnitelma. Tällainen vastuunjako vie viisi tai kymmenen minuuttia, ja se antaa sinun olla tekemättä aivojasi siitä, mitkä asiat tehdään ensin ja mitkä - myöhemmin.
Jatkuva murskaus - mitä tehdä?
Jos asiat kasaantuvat ja kertyvät ja kahdeksan tuntia työntekijästä ei riitä kaikkien tehtävien suorittamiseen, on syytä harkita auktoriteetin siirtämistä. Ehkä on asetettu liian monta tehtävää, joita yksi työntekijä ei voi hoitaa. Tämä tilanne on syytä selvittää johdolle. Tätä varten sinun on tehtävä tehtäväluettelo alikohdista - mitä sinun on tehtävä tehtävän suorittamiseksi. Parempi vielä, ajoita käytetty aika. Tämä osoittaa selvästi pomolle, että on epärealistista selviytyä yhden henkilön koko työstä. Tällöin osa tehtävistä voidaan poistaa esimieheltä ja siirtää toiselle työntekijälle.
