Valtavana ja erillisenä arkistointialueena pidetään niitä kysymyksiä, jotka liittyvät asiakirjojen valmisteluun niiden toimittamiseksi organisaation arkistoon. Siksi he ansaitsevat vakavan huomion, koska tässä asiakirjojen käsittelyvaiheessa tehdään usein erilaisia metodologisia ja käytännön virheitä, jotka voivat tulevaisuudessa aiheuttaa kielteisiä seurauksia arkiston työlle.
Ohjeet
Vaihe 1
Kaikki asiakirjojen, mukaan lukien henkilöstöasiakirjat, siirto arkistoon jaetaan yleensä seuraaviin vaiheisiin: - Ensinnäkin on tarpeen muodostaa asiakirjat nykyisessä tuotannossa ja sen valmistumisen jälkeen;
- tapausten muodostamisen jälkeen ne on laadittava kaikkien vahvistettujen sääntöjen mukaisesti;
- sitten suoritettava arvotarkastus ja valmistauduttava arkistointivarastointiin
- kartoittaa kaikki organisaation arkistoon siirretyt asiakirjat
- viimeisessä vaiheessa siirrä viralliset asiakirjat organisaation arkistoon.
Vaihe 2
Ensinnäkin sinun on suoritettava henkilöstöön liittyvien asiakirjojen oikea muotoilu tietyissä komplekseissa, toisin sanoen tapauksissa. Erityiskansioissa tällaiset viralliset paperit tulisi muodostaa tilauksina yrityksen työntekijöiden toiminnan eri osa-alueille, henkilöstölle, jonka varastoinnille on varattu eri aikarajat. Tämä vaihe on suoritettava, koska osa henkilöstöön liittyvistä tilauksista on omistettu yksinomaan päteville kysymyksille, jotka vaikuttavat työpaikkaan, sekä palkkioihin työntekijöille ja siirtymiseen työasemaan. Tämän tyyppinen paperi on säilytettävä yrityksen arkistossa vähintään seitsemänkymmentäviisi vuotta. Samaan aikaan suurin osa tilauksista, jotka liittyvät henkilökohtaisen kokoonpanoon, heijastavat yhtiön työntekijöiden operatiivisia kysymyksiä: tilaukset työmatkoille, päivystykseen, lomille ja niin edelleen. Tällaisia asiakirjoja olisi säilytettävä viisi vuotta. Haun käytön helpottamiseksi ja työn helpottamiseksi eri tapauksissa olisi muodostettava viiden vuoden ja seitsemänkymmenen viiden vuoden pituiset asiakirjat.
Vaihe 3
On välttämätöntä muodostaa oikein yrityksen työntekijöiden ja kaikkien työntekijöiden henkilökohtaiset tilit, jotka liittyvät palkkatietoihin tiukasti aakkosjärjestyksessä. Kaikki henkilökohtaisissa kansioissa olevat paperit tulee järjestää vain aikajärjestyksessä niiden vastaanottopäivästä riippuen. Kaikkien kansiossa olevien papereiden on myös laadittava arkistoluettelo, joka sisältää seuraavat tiedot: - paperin nimi;
- luetteloon sisältyvän paperin sarjanumero;
- asiakirjassa olevien arkkien lukumäärä
- asiakirjan päivämäärä ja numero (tarvittaessa)
- yhteenveto asiakirja-aineistoon sisältyvien paperiarkkien määrästä;
- merkintä.
