Ensivaikutelmat ovat aina tärkeitä liikesuhteiden luomisessa, varsinkin jos yhteistyö alkaa puhelinkeskustelulla. Jotta vältetään liikekeskustelun alkaminen rypistyä, on noudatettava useita puhelun etiketin sääntöjä.
Ohjeet
Vaihe 1
Huolehdi taustan äänistä. Tärkeän puhelun soittaminen meluisalla kadulla tai julkisessa liikenteessä ei ole paras ratkaisu. Keskustelukumppani ei kuule sinua, vaan autojen mölyä, minkä seurauksena keskustelu muuttuu jatkuvien kysymysten ja selvennysten sarjaksi. Etsi rauhallinen sisäpiha tai lykkää puhelua, kunnes pääset kotiin tai töihin.
Vaihe 2
Esittele itsesi. Älä unohda lausua selkeästi etu-, sukunimesi ja yrityksesi, jossa työskentelet, vaikka olet jo soittanut tähän numeroon. Jos tämä on ensimmäinen puhelusi, sinun on sanottava sukunimesi useita kertoja, jotta keskustelukumppani kuulee sen oikein. Jotta se ei kuulosta liian häiritsevältä, esitä itsesi heti sukunimelläsi ja toista se sitten lisäämällä koko nimesi.
Vaihe 3
Varmista, että pääset oikeaan paikkaan ja keskustele henkilön kanssa, jonka kanssa olet suunnitellut. Odota, kunnes keskustelukumppani esittelee itsensä, tai määritä puhelimeen vastanneen työntekijän yrityksen nimi, nimi, sukunimi ja asema. Tulevaisuudessa puhu keskustelukumppanille nimellä, vaikka puhut vain sihteerin kanssa.
Vaihe 4
Tarkista, onko toisella sopivaa puhua tällä hetkellä. On parempi tietää heti, kuinka valmis toinen henkilö on keskusteluun kuin ei keskeyty keskellä keskustelua. Jos sinua pyydetään soittamaan myöhemmin, tarkista, milloin se on kätevää. On parasta sanoa myöntävä lause kyselevällä intonaatiolla. Esimerkiksi: "Soitan sinulle takaisin 20 minuutin kuluttua?" Älä pyydä keskustelukumppania soittamaan itse, ellei hän itse tarjoa sitä.
Vaihe 5
Anna puhelusi tarkoitus. Yritä olla käyttämättä pitkiä lauseita, hämmentäviä rakenteita. Jokaisessa lauseessa tulisi olla vain yksi ajatus. Ole lyhyt, selkeä ja vain asiaankuuluva. Toinen henkilö arvostaa, että säästät hänen aikaa. Huolestuneena monet ihmiset nopeuttavat puhetempoaan. Yritä välttää tätä. Sinun tulisi puhua riittävän rauhallisesti ja hitaasti, jotta toinen henkilö voi lisätä sanan puhesi kulkuun. Sinun ei pitäisi puhua yksitoikkoisesti: aseta kaikki loogiset stressit mieleesi, korosta erityisen tärkeitä lauseita äänelläsi.
