Sellaisille asiakirjoille ei ole yleisesti hyväksyttyä muotoa sellaisenaan, mutta on suotavaa noudattaa yleisiä vaatimuksia, jotka johtuvat liiketoiminnan viestinnän logiikasta. Joten minkä tahansa viestin ensimmäisistä riveistä on oltava selvää, kenelle se on osoitettu, keneltä, mistä aiheesta ja miten ottaa yhteyttä kirjoittajaan. Kaikki tämä yksinkertaistaa asiakirjan käsittelyä ja omistajuuden siirtoa. Tämä tarkoittaa, että se lisää mahdollisuuksia saada positiivinen vastaus.
Tarpeellinen
- - tietokone;
- - tekstieditori;
- - tulostin tai sähköposti.
Ohjeet
Vaihe 1
Kirjeen ensimmäisellä rivillä on oltava ainakin organisaation nimi. Ihannetapauksessa tämän pitäisi olla tietty henkilö, jolla on nimi ja nimi, mutta periaatteessa ei välttämätöntä. Missä tahansa organisaatiossa he selvittävät, kenen osaamiseen kysymys, johon haet, ja välittävät sen kenelle sen on tarkoitus.
Vaikka osoittaisit viestin ensimmäiselle henkilölle, ei ole tosiasia, että joku lukee sen itse. Todennäköisesti hän allekirjoittaa alaiset.
Vaihe 2
Ilmoita kuka olet. Jos haet organisaation puolesta, on parasta käyttää kirjelomakkeita ja ilmoittaa asema ja koko nimi allekirjoituksessasi. Jos toimit yksityishenkilönä, sukunimi, nimi ja isänimi riittävät kokonaan ja osoite. Kiireellisempää yhteyttä varten voit määrittää puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja muut yhteydenpitomenetelmät.
Vaihe 3
Määritä kirjeesi aineellisen osan otsikossa mihin tyyppiin se kuuluu: tietopyyntö (jos pyydät vastausta tiettyihin kysymyksiin), valitus, vaatimus tai valituskirje (sovellettavissa, jos se rikkoo organisaation edustajien, erityisesti kuluttajan, tarjoamat oikeudet (mukaan lukien kaupallinen tarjous). Vaihtoehto "valittaa" on myös mahdollista.
Alla olevalla rivillä on suositeltavaa ilmoittaa kirjeen aihe ja muotoilla lyhyesti sen olemus: mitä haluat kysyä, kenen toimia, minkä organisaatioyksikön työntekijöitä pidät laittomina jne.
Kun lähetät kirjeen sähköpostitse, älä unohda Aihe-kenttää myös tätä tarkoitusta varten. Loppujen lopuksi sen sisällöstä riippuu, luetaanko kirje vai tapetaanko se.
Vaihe 4
Kerro vastaanottajalle, mikä sai sinut tarkalleen yhteyttä häneen. Jos kyseessä on tapaus, ilmoita kaikki sen olosuhteet: minkälaisia sinua vastaan tehtyjä toimia pidät lainvastaisina, minkä lain säännösten ne ovat mielestäsi ristiriidassa.
Jos tarjoat jotain, muotoile ehdotuksen ydin, keskity etuihin, joita vastaanottaja voi saada hyväksymällä, vahvuuksillesi, jotka sillä on merkitystä.
Jos kysyt valtion organisaatiolta selvityksiä, riittää, kun viitataan perustuslakiin ja lakiin "Venäjän federaation kansalaisten tekemien valitusten käsittelymenettelystä".
Toimi yleensä olosuhteiden mukaan.
Vaihe 5
Kerro mitä olet pyytänyt (loppujen lopuksi tämä on tarkoitus, mihin viestisi kirjoitetaan): toimenpiteet, jotka odotat ja uskot riittävät oikeutesi toteuttamiseen, luetella kysymykset, joihin haluat saada vastauksen jne.
Jos kirje liittyy konfliktitilanteeseen ja se on osoitettu organisaation syylliselle, ei ole turhaa luetella toimenpiteitä, jos vastaanotetaan motivoimaton kieltäytyminen tai sivuutetaan kirje. Esimerkiksi oikeusjutun nostaminen ja moraalisen vahingon korvaaminen.
Vaihe 6
Tilaa lopussa. Jos haet yksityishenkilönä, allekirjoitus (paperimuodossa) ja päivämäärä ovat riittävät. Jos organisaation edustajana vaaditaan nimi ja sukunimi alkukirjaimilla.
