Yritysten taloudellisen toiminnan aikana johtajien on suoritettava kirjanpito, mikä on mahdotonta ajatella ilman ensisijaisen dokumentaation valmistelua. Joskus on tilanteita, joissa työntekijä tekee virheitä lomakkeita täyttäessään.
Ohjeet
Vaihe 1
Ennen kuin teet korjauksia mihinkään alkuperäiseen asiakirjaan, selvitä, voidaanko sitä korjata ollenkaan. On joitain muotoja, joissa korjauksia ei voida hyväksyä, kuten pankki- tai käteisasiakirjoja. Et myöskään voi tehdä muutoksia asiakirjoihin.
Vaihe 2
Jos haluat tehdä korjauksia mihin tahansa ensisijaiseen asiakirjaan (esimerkiksi rahtikirjaan), tarkista toistetut tiedot. Merkitse epäluotettavat tiedot yhdellä rivillä niin, että virheelliset tiedot voitiin lukea.
Vaihe 3
Lisää virheellisten tietojen viereen oikeat tiedot. Kirjoita seuraavaksi "Korjattu (lisää uusi teksti)", laita korjausmerkinnän päivämäärä. Muista ilmoittaa muutokset tekevän työntekijän asema ja tiedot (sukunimi ja nimikirjaimet). Hänen on myös laitettava allekirjoitus sen viereen. Jäljempänä asiakirjan allekirjoittavat jälleen muutokset tehneet henkilöt.
Vaihe 4
Älä koskaan tahraa korjauskynällä tai pyyhi epätarkkoja muistiinpanoja. Muista, että asiakirja on laadittava siististi ja ilman likaa.
Vaihe 5
Jos huomaat virheitä kassatodistuksessa (kassakuitti, kuitti tai muut), tuhota tämä lomake. Peruuta tiukat raportointilomakkeet, eli ylitä kaikki tiedot suurella rivillä ja kirjoita sitten”Peruutettu” päälle. Säilytä tällaisia "tarpeettomia" asiakirjoja arkistossa.
Vaihe 6
Tee muutokset sovittamalla ne yhteen. Jos esimerkiksi huomaat virheellisen merkinnän laskussa, keskustele oikaisujen tekemisestä sen vastapuolen kanssa, jolle tämä asiakirja lähetetään. Tällöin muutokset tehdään kahtena kappaleena: omistamassasi ja vastapuolen kopiossa. Vahvista muutosten käyttöönotto organisaation sinetillä.
