Ote tilauksesta on asiakirja, joka on annettu pyynnöstä siirtää osa nykyisestä järjestyksestä esimerkiksi työntekijälle palvelusajan vahvistamiseksi laskettaessa sosiaaliturvalaitoksen työeläkettä. Lisäksi ote voidaan valmistaa toimitettavaksi ylemmälle organisaatiolle tai valtion virastoille tiedottamista varten. Tällaisen asiakirjan avulla voit lähettää kopion esitettyyn kysymykseen liittyvästä tekstiosasta ja pitää loput tilauksesta luottamuksellisena.
Ohjeet
Vaihe 1
Etsi arkistosta tilaus, joka sisältää sinua kiinnostavat tiedot. Helpoin tapa tehdä tämä on tilauslokissa, johon se on rekisteröity. Kopioi yleisen tilauslomakkeen tarkat alkutiedot (organisaation täydellinen nimi, rekisteröintinumero ja alkuperäisen tilauksen päivämäärä sekä sen antamispaikka). Merkitse asiakirjan otsikkoon "Ote tilauksesta", koska tämä kopio alkuperäisen tilauksen fragmentista laaditaan itsenäisenä asiakirjana.
Vaihe 2
Lainaa tilauksen lauseke kokonaisuudessaan, yleensä se päättyy sanaan "tilaan". Kirjoita alkuperäisen asiakirjan hallinnollisesta osasta sama kohta tai useita kohtia, jotka kuvastavat pyynnön kohdetta ja joita varten tätä otetta valmistellaan. Lisäksi kopioi tilauksen allekirjoittaneen henkilön tiedot alkuperäisestä (asema, sukunimi, nimi ja isänimi). Kirjoita sana "allekirjoitus" vain pään todellisen luettelon paikkaan.
Vaihe 3
Vahvista nyt tilauksesta valmistettu ote. Tätä varten valtuutetun työntekijän on kirjoitettava sana "True" ja ilmoitettava oma asemansa, allekirjoitettava salauksen salauksella (sukunimi ja nimikirjaimet), asiakirjan varmentamispäivä.
Vaihe 4
Laita yrityksen leima, jos lausunto on valmistettu esitettäväksi ulkopuolisille organisaatioille. Sisäiseen käyttöön asiakirja voidaan vahvistaa HR-osaston leimalla. Sinetti sijoitetaan yleensä allekirjoittajan aseman otsikon ja hänen henkilökohtaisen allekirjoituksensa väliin.
