Vuosilomalla olevien työntekijöiden lähtemisen järjestämiseksi lainsäädännössä vahvistetaan vakiomuotoiset asiakirjat. Näihin sisältyvät työntekijöiden loma-aikataulu, tilaus loman myöntämisestä jokaiselle työntekijälle sekä vastaavan lomakkeen palkkalaskelma.
Ohjeet
Vaihe 1
Lomakohteeseen (se on laadittu ja hyväksytty edellisen vuoden 17. joulukuuta mennessä) on välttämätöntä sisällyttää menettely jokaisen organisaation työntekijän jättämiseen lomalle seuraavaksi vuodeksi. Lomakkeiden aikataulun muodostamisessa on tärkeää ottaa huomioon organisaation työn erityispiirteet ja mahdollisuuksien mukaan työntekijöiden toiveet. Kiinnitä huomiota myös ammattiliiton mielipiteeseen, jos organisaatiossasi on sellainen. Henkilöstöosaston työntekijä tai henkilöstöasiakirjojen ylläpitämisestä vastaava henkilö on vastuussa loma-aikataulun laatimisesta, ja sen hyväksyvät henkilöstöpäällikkö ja organisaation johtaja.
Vaihe 2
Sekä työnantajan että työntekijöiden on itse noudatettava hyväksyttyä loma-aikataulua. Jotta työntekijät voivat noudattaa aikataulua, heidät tulisi tuntea siihen, ja se on parasta tehdä allekirjoituksella.
Vaihe 3
Välittömästi ennen lomalle lähtöä, viimeistään kaksi viikkoa etukäteen, työnantaja ilmoittaa työntekijälle loman alkamispäivästä ja kestosta. Tätä tarkoitusta varten laaditaan ilmoitus tai lomamääräys (joka joka tapauksessa on laadittava). Täten täyttämällä tilauksen etukäteen vältät tarpeen laatia ilmoituksia jokaisesta lomalle lähtevästä työntekijästä.
Vaihe 4
Suunnitellun loman siirtäminen on sallittua työntekijän ja hallinnon keskinäisellä sopimuksella. Työntekijän aloitteesta loma lykätään hakemuksen perusteella, jonka johtajan on hyväksyttävä.
Vaihe 5
Organisaation aloitteesta loma lykätään pään määräyksen perusteella edellyttäen, että työntekijälle ilmoitetaan lykkäyksestä eikä hän vastusta sitä.
Vaihe 6
Työntekijän on lähdettäessä lomalle kirjoitettava lausunto, jossa ilmoitetaan lomapäivien lukumäärä tai selvästi ilmoitetaan loman alkamis- ja päättymispäivä.
