Jopa pienessä organisaatiossa annetaan ja tallennetaan monia erilaisia tilauksia ja tilauksia. Jos kaikki ne rekisteröidään ja arkistoidaan yhteen asiaan, se johtaa ennemmin tai myöhemmin sekaannukseen. Tarkastuslaitosten edustajat eivät todennäköisesti hyväksy tällaista kirjanpitoa.
Ohjeet
Vaihe 1
Jotta yrityksessä annetut tilaukset voidaan jakaa oikein, sinun on ohjattava seuraavia asiakirjoja:
- Rosarkhiv hyväksyi "Luettelo organisaation toiminnassa syntyneistä tyypillisistä hallintoasiakirjoista, joista käy ilmi varastointiaika"
- toimistotyön ohjeet (hallintoelimen laatimat).
Näiden asiakirjojen perusteella kullekin yritykselle olisi kehitettävä tapausten nimikkeistö. Sen perusteella tilaukset, ohjeet ja muut asiakirjat jaetaan.
Yrityksen koosta ja rakenteesta riippuen kehitetty tapausten nimikkeistö voidaan jakaa osastoihin, joissa mainitaan kirjainkoodi, tai se voi olla yleinen.
Joka tapauksessa kaikki yrityksen tilaukset on ehdollisesti jaettu pää- ja taloudellisen toiminnan tilauksiin ja henkilöstötilauksiin.
Vaihe 2
Pääsihteeristön ja taloudellisen toiminnan tilaukset pitää pääsääntöisesti sihteeri (ellei toisin mainita erillisessä järjestyksessä). Hän vastaa myös näiden tilausten rekisteröinnistä, tallentamisesta ja arkistoinnista.
Asiakirjat eroavat toisistaan säilytysajan suhteen. Yrityksen päätoimintaa (organisaatiorakennetta, henkilöstötaulukon hyväksymistä, siihen tehtävien muutosten tekemistä jne.) Koskevissa tilauksissa on säilytyslinjoja - jatkuvasti. Kalenterivuoden lopussa ne luovutetaan yrityksen arkistoon.
Tilauksia taloudellisista ja operatiivisista kysymyksistä säilytetään 5 vuotta. Ne numeroidaan peräkkäin ilman kirjainta. Jos yrityksessä annettujen tilausten määrä on suuri, ne jaetaan vuoden aikana volyymeihin. Varastointiajan päättymisen jälkeen ne tuhotaan rekisteröimällä vastaava teko.
Vaihe 3
Henkilöstötilaukset laaditaan ja tallennetaan yrityksen henkilöstöosastolle. Ne eroavat myös säilyvyydestä.
Erillinen tapaus on maahanpääsyä, irtisanomista ja siirtämistä koskevat määräykset, joiden varastointiaika on 75 vuotta. Tähän tehdään myös tilaukset sukunimen, pitkäaikaisen työmatkan, työntekijöiden pitkäaikaisen väliaikaisen siirron jne. Vaihtamiseksi. Nämä asiakirjat rekisteröidään päiväkirjaan, niillä on jatkuva numerointi ja kirjaimet (useimmiten "ls", "k"). Vuoden lopussa tällaiset tilaukset ommellaan yhteen kansioon yhdessä rekisteröintilokin kanssa ja luovutetaan arkistoon.
Vaihe 4
Tilaukset lomista (säännölliset, ilman palkkiota jne.), Lyhytaikaisista työmatkoista ja siirroista laaditaan erillisessä tiedostossa, niitä säilytetään 5 vuotta. Tilauksen numerointiin lisätään kirjain (esimerkiksi "o" tai osastokoodi).
Noutotilauksilla on sama säilytysaika. On kuitenkin suositeltavaa tallentaa ne erikseen, kuten niihin liitetään analyysiaineistot (selittävät huomautukset, pöytäkirjat, ilmoitukset ja ammattiliittokomitean päätökset jne.).
Varastointiajan päätyttyä nämä tilaukset tuhotaan.
Vaihe 5
Tarjouskilpailutilaukset on myös suositeltavaa pitää erikseen (säilytysaika - 75 vuotta). Erillisessä tapauksessa tehdään tilaukset sekä oman yrityksen että esimiehen ylennyksestä. Tapaus arkistoidaan sen muodostuessa.
