Virallisia asioita ratkaistessaan kansalaisten on kirjoitettava hakemuksia, valituksia ja kirjeitä eri viranomaisille. Yhteydenotto laillisiin organisaatioihin tai henkilöihin tulisi ohjata heidän virallisen sijaintinsa osoitteeseen. Joskus organisaatio harkitsee lähetettyä hakemusta kohtuuttoman kauan, tai jopa käy ilmi, että heillä ei ole lainkaan hakemusta. Tässä tilanteessa henkilön on usein osoitettava, että lausunto oli. Ja jos et huolehdi todisteista etukäteen, se on mahdotonta tehdä. Tämän kehityksen välttämiseksi on toteutettava useita varotoimia.
Ohjeet
Vaihe 1
Kun kirjoitat hakemusta organisaatiolle, ilmoita sen koko nimi ja osoite otsikossa. Jos yrityksellä on useita osoitteita, kaikki kirjeenvaihto tulee ohjata organisaation fyysiseen osoitteeseen.
Vaihe 2
Tee lausunto kahtena kappaleena, joista toinen on sinulle. Päivämäärä ja allekirjoita se. Vie hakemus vastaanottajan organisaation hakutoimistoon. Anna se organisaation sihteerille tai toimistolle. Muista pyytää sinua määrittämään sovellukselle useita saapuvia asiakirjoja. Vastaanottavan työntekijän on myös kiinnitettävä hakemuskopioon hyväksymismerkki, nykyinen päivämäärä ja allekirjoitus.
Vaihe 3
Jos organisaatio kieltäytyy hyväksymästä hakemuksesi kopiota jostain syystä, ei ole mitään syytä jättää hakemusta. Koska jos he kieltäytyvät, et voi osoittaa, että he ovat vastaanottaneet hakemuksesi.
Vaihe 4
Lähetä hakemuksesi organisaation osoitteeseen postitse postitusvahvistuksella. Tätä varten täytä postissa erityinen lomake, jossa pakollisten tietojen lisäksi ilmoitetaan lyhyt kuvaus kirjeestä. Kirjoita lauseesi ydin kahteen tai kolmeen lauseeseen. Organisaatiolla on siis taattu hakemuksen vastaanottaminen, ja vahvistus siitä on lyhyen kuvauksen sisältävä kirjeen palautuskuitti.
Vaihe 5
Jos sinulla on kädessäsi allekirjoitettu toinen kopio lausunnosta, jossa on päivämäärä kirjeen hyväksymispäivänä tai ilmoituksena vastaanottamisesta, on kiistaton todiste siitä, että olet kirjoittanut lausunnon.
