Useimmissa organisaatioissa asiakirjoja on tallennettu vuosikymmenien ajan. Voit estää arvopapereiden katoamisen tai rypistymisen tallentamalla ne muovi- tai kovalevykansioihin. Ennen kuin teet tämän, muista määrittää jokaiselle sopimukselle oma numero. Tämä helpottaa sen löytämistä tarvittaessa.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee kirjanpito, jotta löydät oikean sopimuksen helposti. Ota paksu neliönmuotoinen muistikirja. Numeroi ensimmäinen arkki. Anna arvopaperille numero ja kirjoita se tähän päiväkirjaan. Numero voi koostua vain numeroista, esimerkiksi 345. Tai kirjaimia - 123-ID. Kirjoita sen lisäksi sopimuksen tekopäivä. Päiväkirjan rivin tulisi näyttää tältä: 1. Sopimus nro 345-Id, päivätty 23.3.2011. Ilmoita liitetiedoissa tapahtuman ydin, jos yrityksen dokumentaatio edellyttää sitä.
Vaihe 2
Kun organisaatiossa on useampi kuin yksi oikeushenkilö, laadi jokaiselle oma sopimuspäiväkirja. Käytä nimitykseen tavanomaisia symboleja. Kirjoita esimerkiksi LLC "Three Bears" -asiakirjat 456-TM: ksi. Ja merkitse OJSC: n "Susi ja punahilkka" 876-VKSH: n sopimukset. Numeroiden tulisi olla muistikirjoissa, jotta sekaannusta ei syntyisi.
Vaihe 3
Vaikka jokaisessa yrityksen osastossa harjoitettaisiin asiakirjojen laatimista ja hyväksymistä, sopimusten kirjanpitoa olisi oltava yksi. Muussa tapauksessa asiakirjojen lukumäärä toistetaan, mikä tuo ristiriitaa yrityksen toimintaan. Kehota sihteeriä tai toimiston johtajaa pitämään tätä päiväkirjaa. Älä anna työntekijöille sinettiä tai allekirjoita toimitusjohtajan kanssa, ennen kuin sille on annettu tunnistenumero.
