Voit kirjoittaa verovirastolle takuukirjeen vapaassa muodossa, koska tälle asiakirjalle ei ole olemassa yhtenäistä lomaketta. Kirje on vuokranantajan laatima, ja sen sisällössä on selvästi ilmaistava aikomus allekirjoittaa toimistovuokrasopimus valtion rekisteröintimenettelyn päätyttyä.
Rekisteröittäessään oikeushenkilöitä verotarkastajat vaativat usein hakijoita toimittamaan erityisen asiakirjan - tulevan vuokranantajan takuukirjeen. Tämän vaatimuksen tarkoituksena on tarkistaa luotavan organisaation ilmoitettu osoite. Muodollisesti tämän kirjeen kirjoittamisen ja esittämisen tarvetta ei ole korjattu missään, hakijoilla ei ole vastaavaa velvollisuutta, joten valtion rekisteröinnin epääminen tällaisen asiakirjan puuttumisen vuoksi on laitonta. Mutta monet hakijat eivät halua tuhlata aikaa valtion rekisteröinnin epäämiseen liittyviin oikeudenkäynteihin, joten he yksinkertaisesti laativat vuokranantajan puolesta takuukirjeen ja lähettävät sen tarkastukseen.
Mitkä ovat takuukirjeen vaatimukset?
Takauskirjeelle ei ole erityisiä vaatimuksia, joten kaupallisten käytäntöjen yleisiä ehtoja liikekirjeiden kirjoittamiselle voidaan noudattaa. Vastaanottajan tulee olla oikeassa yläkulmassa, mutta voit rajoittaa kirjeen haltijalle. Sen jälkeen asiakirjan nimi kirjoitetaan keskelle, jota seuraa sen aineellinen osa. Takuukirjan lopussa tilan omistaja laittaa henkilökohtaisen allekirjoituksen salauksella. Tätä asiakirjaa laatiessaan tuleva vuokranantaja toimii takaajana veroviranomaisissa varmistaen, että rekisteröidylle organisaatiolle toimitetaan myöhemmin muita kuin asuintiloja, sitoutuu tekemään vuokrasopimuksen.
Mitkä ovat takuukirjeen sisällön vaatimukset?
Takuuasiakirjan sisällölle ei myöskään aseteta tiukkoja vaatimuksia, mutta siinä on selvästi ilmoitettava omistajan aikomus tehdä vuokrasopimus rekisteröidyn organisaation kanssa tietyssä osoitteessa sijaitsevista muiden kuin asuinrakennusten tiloista. Lisäksi takuukirjeen tekstissä on suositeltavaa ilmoittaa todistuksen yksityiskohdat, jotka vahvistavat vuokratun omaisuuden omistajuuden. Kirjan on oltava vuokrausyhtiön suoran johtajan tai muun henkilön allekirjoittamiseen valtuutetun henkilön allekirjoittama. Kirjeen aineellisessa osassa on huomattava, että tilat tarjotaan käytettäväksi organisaation, sen toimeenpanevien elinten, joilla on oikeus käyttää osoitetta vuokralaisen sijainnin ilmoittamiseen.
