Siinä tapauksessa, että on tarpeen edustaa yrityksen tai kansalaisen etuja jossakin paikassa, on kyse valtakirjan antamisesta. Sen tekemisessä on noudatettava useita tärkeitä sääntöjä.
Ohjeet
Vaihe 1
Valtakirja on asiakirja, joka antaa oikeuden edustaa päämiehen (yrityksen tai kansalaisen) etuja kolmansille osapuolille. Se myönnetään sekä edustajalle että kohteelle, jossa edustajan on ryhdyttävä tarvittaviin toimiin. Esimerkiksi päämies voi toimittaa valtakirjan varojen käsittelystä pankissa suoraan pankille. Tässä tapauksessa riittää, että edustaja esittää henkilöllisyystodistuksen.
Vaihe 2
Valtuutus laaditaan kirjallisesti. Jos valtakirjan kohteena on notaaria vaativa tapahtuma, oikeuksien ja liiketoimien valtion rekisteröintiä koskevien hakemusten jättäminen sekä valtion rekistereihin rekisteröityjen oikeuksien luovuttaminen, sinun tulee ottaa yhteyttä notaariin sen suorittamiseksi. Valtuutus edustaa kansalaisen etuja tuomioistuimessa on myös notaarin vahvistama.
Vaihe 3
Kaikilla valtakirjoilla on seuraavat tiedot: asiakirjan nimi, myöntämispäivä ja -paikka, tiedot päämiehestä ja edustajasta, edustajan valtuuksien sisältö, valtakirjan voimassaoloaika sekä päämiehen allekirjoitus. Oikeushenkilöiden myöntämiin valtakirjoihin vaaditaan sinetti. Jos valtakirjaan sisältyy liiketoimien tekeminen sekä asiakirjojen allekirjoittaminen tai vastaanottaminen, siinä on oltava myös edustajan allekirjoitusnäyte. Lisäksi valtakirjassa voidaan määrätä edustajan oikeudesta siirtää tehtävänsä kolmannelle osapuolelle (esitys).
Vaihe 4
Valtuutus vaaditaan, kun edustajan on tehtävä yksi tai useampi liiketoimi. Esimerkiksi oikeushenkilön puolesta liiketoimen tekee sen jaoston päällikkö. Tällöin hänen on toimittava valtakirjan perusteella. Tällaisessa valtakirjassa voidaan määritellä tapahtumien tyyppi, niiden olennaiset ehdot ja enimmäismäärä.
Vaihe 5
Jos henkilö sairauden tai muun syyn vuoksi ei voi saada hänelle maksettavia maksuja (palkka, eläkkeitä, stipendejä jne.) Tai postia, arvokkaita lukuun ottamatta, hänen on myös annettava valtakirja. Tällaisen valtakirjan voi todistaa työpaikalla (opiskelu) tai sen lääkärin päälääkäri, jossa henkilö on.
Vaihe 6
Auton omistaja voi antaa sen hoidon lähisukulaisille tai muille henkilöille. Tällöin laaditaan myös vastaava valtakirja.
Vaihe 7
Yritysoikeudellisissa suhteissa valtakirja myönnetään edustamaan oikeushenkilön etuja toisessa yrityksessä, johon se osallistuu. Erityisesti tällainen valtakirja antaa valtuuden osallistua yhtiökokoukseen äänioikeudella. Lisäksi valtakirja voi kattaa oikeuden allekirjoittaa pöytäkirjoihin ja perustamisasiakirjoihin.
Vaihe 8
Valtuutus laaditaan myös toimeksiantosopimuksen puitteissa. Ja jos sopimus säätelee päämiehen ja asianajajan suhdetta, valtakirja vahvistaa jälkimmäisen valtuudet kolmansien osapuolten edessä. Toimeksiannon toteuttamisen jälkeen tai sopimuksen purkamisen yhteydessä valtakirja on palautettava.
Vaihe 9
Valtuutus on tarpeen puolustettaessa päämiehen etuja oikeudessa ja muissa valtion elimissä. Tällaisessa valtakirjassa edustajiksi voidaan kerralla nimetä useita henkilöitä, jotka kukin voivat toimia itsenäisesti.
