Yhteistyöstä ulkomaisten kumppaneiden kanssa on jo tullut normi venäläisille yrityksille. Siksi valtuuskuntien vaihto, joka on osa työprosessia, on myös melko yleistä. Mutta jos isännät ulkomaisia tai venäläisiä kumppaneitasi yrityksessä ensimmäistä kertaa, sinun on otettava huomioon useita vivahteita, jotta ne eivät häiritse liikekontaktien luomista ja pilaa kokouksen vaikutelmaa.
Ohjeet
Vaihe 1
Kutsu kokoukseen tulisi lähettää mahdollisimman aikaisin, vaikka alustavasta sopimuksesta onkin päästy. Tämä on merkki siitä, että arvostat kumppaneidesi aikaa hyvin ja kunnioitat heidän kiireisyyttään.
Vaihe 2
Kun vahvistus on vastaanotettu, määritä saapuvan valtuuskunnan jäsenten lukumäärä. On parempi, jos sinulle annetaan luettelo vieraista, joissa mainitaan sijainti ja valvotut ohjeet. Valitse lähetystön kokoonpano tämän luettelon mukaisesti, lukumäärän mukaan sen pitäisi olla suunnilleen sama kuin vieraiden valtuuskunnan. Keskustele vieraiden kanssa, mitä kieltä he haluavat kommunikoida, ja huolehdi tulkkista itsellesi, vaikka vieraat aikovat tulla oman tulkinsa kanssa.
Vaihe 3
Tutustu jokaisen vieraasi vastuualueeseen ja osaamiseen. Ulkomaiset kumppanit ovat pääsääntöisesti erittäin tiukkoja virallisen komentoketjun ylläpitämisessä, joten sinulla on oltava selkeä käsitys siitä, mistä asioista tämä tai tuo vieras on valtuutettu keskustelemaan.
Vaihe 4
Valmista ja sovi luettelo aiheista, joista sinun on keskusteltava. Kerää kaikki tarvitsemasi materiaalit ja asiakirjat. Päätä, mitkä asiakirjat allekirjoitetaan neuvottelujen tuloksena, ja keskustele siitä, missä muodossa ne käydään: kesto, tauot.
Vaihe 5
Valitse mukava huone kokoukseen osallistuvien lukumäärän perusteella. Jokaisella heistä tulisi olla paikka, jossa hän voi mukavasti majoittua, koska taukojen välillä joudut istumaan useita tunteja. Varmista, että kokouksen aikana tarjoillaan teetä, kahvia, keksejä ja lasit ja kivennäisvesi ovat pöydillä. Jos kukaan ei välitä, älä unohda laittaa tuhkakupit.
Vaihe 6
Kysy vierailtasi suostumus kokouksen äänitallennukseen, sitä ei voi tehdä ilman lupaa. Istu vieraat etuovea vasten, tämä psykologinen vivahde antaa heidän olla tuntematta stressiä. Pyydä, että ulkopuoliset puhelut eivät häiritse sinua neuvottelujen aikana. Valmista päiväkirjat ja kynät vieraille.
Vaihe 7
Älä pakota vieraita etsimään sinua, kun he saapuvat kohtaamispaikkaan. Jonkun on tavattava heidät rakennuksen aulassa ja saatettava heidät huoneeseen, jossa neuvottelut käydään.
