Organisaation henkilöstöpalvelun työntekijä tekee otteen työkirjasta työntekijän kirjallisen hakemuksen perusteella kolmen työpäivän kuluessa. Tämä säännös on kirjattu Art. Venäjän federaation työlaki 62, sekä Venäjän federaation hallituksen 04.16.2003 hyväksymien, työkirjojen pitämistä ja säilyttämistä, työkirjojen muotojen tekemistä ja työnantajien toimittamista koskevien sääntöjen kohta 7 225 "Työkirjoista".
Ote on laadittu organisaation kirjelomakkeelle, jos sellainen on, ja se on vahvistettava päällikön allekirjoituksella sekä organisaation sinetillä. Otteen on sisällettävä otsikkosivulla sekä kappaleissa "Tietoa teoksesta" ja "Tiedot palkinnoista" ilmoitetut tiedot. Ote työkirjasta toimitetaan työntekijälle ilmaiseksi.
Todistettaessa otteen yhdenmukaisuus työkirjan alkuperäisen kanssa vaaditun "Allekirjoitus" -kohdan alapuolelle asetetaan todistusmerkintä, joka koostuu seuraavista osista: merkintä "True"; todistavan henkilön asema; todistuksen myöntävän henkilön henkilökohtainen allekirjoitus; allekirjoituksen salauksen purkaminen (nimikirjaimet, sukunimi); vakuutuspäivä. Organisaatio voi käyttää erikoisvalmistettua sinettiä tekstillä”Oikein. Henkilöstötarkastaja _ "tai muu vastaava teksti. Mutta vaikka sinetti onkin, todentajan allekirjoitus on kiinnitettävä käsin. Valtuutetun virkamiehen sinetti ja allekirjoitus ovat osoitus työkirjan otteen oikeellisuudesta. Lausunto sisältää myös myöntämispäivän ja todetaan, että alkuperäinen asiakirja on tietyssä yrityksessä, laitoksessa.
