Ennemmin tai myöhemmin jokainen työntekijä joutuu kysymykseen: kuinka laatia raportti työstään. Jokainen raportti on tärkeä työkalu työntekijälle ja esimiehelle. Tämän virallisen viestintätyypin avulla johtaja saa tarvitsemansa tiedot, joita hänen on analysoitava ja arvioitava työntekijän toimintaa.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin on määritettävä, minkä tyyppinen raportti on laadittava: kertaluonteinen tai työ. Kertaluonteiset raportit laaditaan yleensä tiettyjen toimintojen tulosten perusteella, ja työntekijöiden avulla voit analysoida säännöllisesti työntekijän tekemää työtä (määrä ja tulos).
Määräaikaisraportit voivat olla: päivittäin (voidaan käyttää tärkeiden lyhytaikaisten projektien seuraamiseen tai työntekijän koeaikana), viikoittain (yleisimmät), kuukausittain, neljännesvuosittain ja valmiina (tämän tyyppinen raportti sisältää suuren määrän analyyttistä tietoa ja toimitetaan yleensä ylimmälle johdolle).
Vaihe 2
Joten miten kirjoitat työpaikkaraportin oikein?
Ensinnäkin sinun on päätettävä raportin ajoituksesta ja suunniteltava työaikataulussasi sen valmistelun aika. Tämä voi olla pieni aika päivässä tai tietty aika, joka on varattu koko raportin kokoamiseen kerralla, tärkeintä on olla viivästymättä määräaikaan saakka.
Vaihe 3
Ensinnäkin, päättää työn lopullisista tavoitteista. Raportin sisällön tulisi olla informatiivinen, selkeä ja mieluiten tiivis. Älä unohda "seitsemän sääntöä", joka sanoo, että tajuntamme kykenee omaksumaan tehokkaasti 7 elementtiä samanaikaisesti (+/- 2). Sen vuoksi on toivottavaa korostaa tarkalleen tämä pisteiden tai osioiden määrä raportissa.
Vaihe 4
On tärkeää, että pystyt keskittymään toimintojesi tuloksiin, kuvaamaan suoritetut tehtävät, ei vain tietyn ajanjakson aikana suoritettujen toimien luetteloon.
Vaihe 5
Lisää selkeyttä antamalla vastauksesi taulukoilla, kuvilla, kaavioilla.
Vaihe 6
Tilanne on yksinkertaistettu, jos yrityksesi on jo kehittänyt raporttilomakkeet (lomakkeet, taulukot, jotka on täytettävä kommentoimalla)
Vaihe 7
Tärkeää ei ole vain se, mitä kirjoitit raporttiin, vaan myös se, miten lähetit sen. Muista tässä kultainen sääntö: päivittäiset raportit lähetetään työpäivän lopussa eikä seuraavana aamuna. Viikoittain - perjantai-iltana, ei maanantaiaamuna.
Vaihe 8
Toinen vinkki: lue se uudelleen, ennen kuin lähetät raportin, yritä tehdä se johdosi silmin. Mitä kysymyksiä sinulla on? Ehkä on tarpeen lisätä jotain tai päinvastoin yksinkertaistaa tietoja mahdollisimman paljon.
