Työssä kirjoitettavat raportit ovat erilaisia. Tiheyden mukaan ne voivat olla viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain. Kaksi ensimmäistä ovat kätevimpiä toiminnan ohjauksessa, hallinnassa ja analyysissä. Neljännesvuosittaiset raportit tarjoavat analyysin osaston tai yrityksen toiminnasta ja esittävät sen tulokset kuluneelta vuosineljännekseltä. Vuosikertomukset laaditaan yleensä ylimmälle johdolle, ja ne sisältävät täydelliset analyyttiset laskelmat kaikenlaisille yritystoiminnoille. Kuinka kirjoittaa operatiivinen raportti työstä?
Ohjeet
Vaihe 1
Jos raportti toistuu viikoittain tai kuukausittain, muista suunnitella sen kirjoittaminen ja ottaa se huomioon työaikataulussasi. Ne, jotka eivät halua kirjoittaa raportteja, eivät yksinkertaisesti aio kirjoittaa niitä, joten heillä ei ole aina tarpeeksi aikaa tähän. On parasta kirjoittaa raporttisi jatkuvasti, merkitä suoritetut tehtävät ja teot ja kirjoittaa ne erityiseen päiväkirjaan. Jos vietät 5 minuuttia päivässä, viikon raportin ei tarvitse olla yli 10 minuuttia.
Vaihe 2
Pidä kuukausittainen tai viikoittainen työraporttisi lyhyt ja selkeä. Ilmoita erityiset tapaukset ja määrät, jotka kuvaavat työn tuottavuutta. Jos se laski merkittävästi edelliseen kauteen verrattuna, ilmoita raportissasi taantuman objektiiviset syyt ja pyydä viranomaisia kommentoimaan tätä, jotta kiinnitettäisiin huomiota ongelmaan, jonka ratkaisu ei riipu vain sinusta. Tämä on eräänlainen "olki", jonka laitat sänkyyn ajoissa.
Vaihe 3
Älä kirjoita enemmän raportteja kuin sivu. Jos sinulla on vähän aikaa kirjoittaa se, johdolla ei myöskään ole aikaa lukea pitkiä papereita ihmisestä, joka ei kykene keskittämään ajatuksiaan ja esittelemään lyhyesti työnsä tulosta. Sinulla on vain riski tulla aliarvioiduiksi, koska pomolla ei ole tarpeeksi voimaa lukea kaikista työvoimaasi, jonka tuskin onnistut saavuttamaan työviikossa tai kuukaudessa.
Vaihe 4
Tietojen esitystavan tulisi olla yhtenäinen koko asiakirjassa. Ajattele sitä, ehkä on helpompaa laatia tällainen raportointi taulukkomuodossa.
