Henkilöstötilauksia laadittaessa on kiinnitettävä suurta huomiota niiden oikeudelliseen merkitykseen. Oikeudellisesti sitovien tietojen on sisällettävä joukko tarvittavia tietoja, mukaan lukien rekisteröintihakemisto tai toisin sanoen asiakirjan numero. Tilausten rekisteröintisäännöt määritetään laitoksen paikallisessa asiakirjassa, mutta on myös yleisiä sääntöjä.
Ohjeet
Vaihe 1
Henkilöstötilauksen järjestysnumero on myös sen rekisteröintinumero (hakemisto). Kaikkien henkilöstön tilausten (tilausten) numerointi on pidettävä toimikaudella erikseen jokaiselle hallinnollisten asiakirjojen ryhmälle erityisissä rekisteröintilomakkeissa.
Liiketoiminta-aika on yleensä sama kuin kalenterivuosi (1.1. - 31.12.). Mutta on poikkeuksia, esimerkiksi kulttuuri-, koulutus- jne., Joissa toimikausi alkaa 1. syyskuuta.
Vaihe 2
Aluksi erota kaikki tilaukset erillisiin ryhmiin. Jaa paperit niiden säilyvyyden mukaan pitkäaikaiseen säilytykseen ja lyhytaikaiseen säilytykseen.
Suurissa organisaatioissa, joissa on paljon työntekijöitä, valitse mukavuuden vuoksi useita ryhmiä homogeenisesta aiheesta samassa varastointijaksossa olevien tilausten joukossa.
Esimerkiksi pitkäaikaista varastointia varten tarkoitetut asiakirjat voidaan jakaa ryhmiin: maahantulomääräykset, irtisanomismääräykset, siirtomääräykset. Lyhytaikaisen varastoinnin paperit voidaan erottaa sarjoiksi: lomatilaukset, työmatkatilaukset.
Organisaatioissa, joissa on erittäin paljon henkilökuntaa, on joskus tarpeen kehittää tilausten kirjainmerkinnät kullekin henkilöstöluokalle.
Vaihe 3
Rekisteröi lisäksi jokainen näistä henkilöstömääräysryhmistä erityisissä muodoissa. Rekisteröintilomakkeena voit käyttää päiväkirjaa, rekisteröinti- ja valvontakortteja tai sähköistä asiakirjojen hallintajärjestelmää. Jokaisella näistä muodoista on etuja ja haittoja.
Rekisteröinti- ja valvontakortit sekä elektroniset arkistokaapit, jotka yleensä kopioivat toisiaan, ovat helpompia järjestämiseen ja etsimiseen. Lokit lisäävät tietoturvaa.
Rekisteröintilomakkeilla ei ole tiukkoja standardeja, mutta ne sisältävät yleensä seuraavat tiedot:
- päivämäärä;
- tilauksen sarjanumero
- kuka allekirjoitti (asema, sukunimi)
- yhteenveto tilauksesta
- pohja;
- esiintyjä.
Vaihe 4
Numeroiden järjestys kehyksittäin, sinun tarvitsee vain etsiä vastaavaa päiväkirjaa ja määrittää seuraava hakemisto asiakirjaan.
