Tärkeää dokumentaatiota - sopimukset, laskut, asiakirjat - on säilytettävä yrityksessä pitkään. Joidenkin arvopapereiden osalta tämä aika on viisi tai jopa kymmenen vuotta. Jotta asiakirjat eivät rypisty tai katoaa, ne on arkistoitava asianmukaisesti ja arkistoitava.
Tarpeellinen
- - kansiot - sideaine;
- - läpinäkyvät viilat - taskut.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee sopimus odottamalla, kunnes kaikki asianomaiset osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Hanki molempien osapuolten toimitusjohtajien allekirjoitukset ja kiinnitä sinetit. Tee sitten kopiot asiakirjasta ja luovuta ne kaikille asianosaisille.
Vaihe 2
Anna sopimukselle numero. Sen on sisällettävä numeroita ja kirjaimia. Esimerkiksi 123-AB. Lisää asiakirjan allekirjoitusnumero.
Vaihe 3
Luo sopimusloki. Syötä sinne asiakirjan numero, allekirjoituspäivä ja oikeushenkilö, johon se kuuluu. Numeroiden on oltava peräkkäin järjestyksessä sopimuksen allekirjoittamisajankohdasta riippuen.
Vaihe 4
Jos yrityksessä on useita oikeushenkilöitä, jokaisella sopimuspäiväkirjalla tulisi olla oma. Tämä välttää sekaannusta.
Vaihe 5
Laita sopimus erilliseen tiedostoon. Jos sopimuksia on useita, laita kaikki yhteen taskuun. Tämä helpottaa asiakirjojen vertailua ja löytämistä tarvittaessa.
Vaihe 6
Aseta tiedosto sideaineeseen ja kiinnitä erikoispidikkeillä. Älä täytä sitä tiukasti, asiakirjat ovat ryppyisiä. Kirjoita kansion selkärankaan oikeushenkilö, jonka asiakirjat on tallennettu siihen, sekä vuosi, jolloin ne allekirjoitettiin.
Vaihe 7
Kolmen vuoden kuluttua sopimukselliset kansiot voidaan lähettää varastoon. Taita ne pahvilaatikoihin ja aseta paikkaan, johon ei pääse kosteutta. Pakkauksessa on ilmoitettava myös oikeushenkilö, jota asiakirjat koskevat, ja sopimusten allekirjoittamisvuosi.
Vaihe 8
Laskut ja asiakirjat arkistoidaan samalla tavalla kuin sopimukset. Mutta paperirekisterin sijasta on parempi pitää sähköinen. Esimerkiksi ohjelmassa "1C: kirjanpito". Voit ladata sen ilmaiseksi täältä: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Tämän avulla voit paitsi pitää kirjaa kaikista arvopapereista, myös suorittaa erilaisia toimintoja niiden kanssa - tulostaa lisää kopioita, korjata virheet jne.
