Organisaatio- ja hallinnollista asiakirjaa kutsutaan protokollaksi, joka tallentaa asioiden käsittelyn ja päätöksenteon kollegiaalisten elinten kokouksissa, kokouksissa, kokouksissa ja konferensseissa.
Tarpeellinen
Kokous, minuuttia
Ohjeet
Vaihe 1
Protokolla laaditaan sekä yleisille lomakkeille että tyhjille vakiopaperiarkkeille A4-muodossa, ja se sisältää seuraavat luetellut tiedot:
- asiakirjatyypin nimi ja sen sarjanumero;
- päivämäärä;
- pöytäkirjan laatimispaikka
- tekstin otsikko
- teksti
- puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset.
Vaihe 2
Seuraavat tiedot on sijoitettava protokollan otsikkoon:
- organisaation täydellinen nimi
- asiakirjan tyyppi (eli protokolla)
- päivämäärä ja numero
- pöytäkirjan laatimispaikka
- suoraan otsikko itse tekstille Organisaation nimi ilmoitetaan organisaation ja oikeudellisen muodon kanssa ja vastaa virallisesti vahvistettua nimeä (organisaation asetuksessa tai peruskirjassa). Oikeudellinen muoto on myös kirjoitettu kokonaisuudessaan, ei lyhenteen muodossa.
Vaihe 3
Johdanto-osassa on lueteltava kokouksessa läsnä olevat ja mainittava myös kuka toimi puheenjohtajana ja kuka sihteerinä. Jos tämä on tuotantokokouksen pöytäkirja, kaikkien läsnä olevien on ilmoitettava tehtävän nimi. Johdanto-osa päättyy esityslistaan. Seuraava merkintä on sallittu: Oli … ihmisiä.
Vaihe 4
Pöytäkirjan pääosan tulisi olla rakenteeltaan seuraavan kaavan mukainen: KUUNTELTU - KIINNITTY - PÄÄTETTY (PÄÄTETTY) erikseen jokaiselle esityslistan kohdalle ja isolla kirjaimella - lyhyt kuvaus raportin, viestin sisällöstä. KAIUTTIMET-osiossa ääriviivat ovat samat. Kohdassa ON PÄÄTETTY, on tarpeen määritellä tehdyt päätökset pisteittäin, ja sihteeri ja puheenjohtaja allekirjoittavat pöytäkirjan tekstin.
