Asiakirjat, jotka ovat peräisin tietyiltä tahoilta ja joilla on kaikki tarvittavat tiedot, tunnustetaan virallisiksi. Samaan aikaan lain teoriassa on useita lähestymistapoja virallisen asiakirjan määrittelyyn.
Virallisen asiakirjan merkkien määrittämisellä on suuri merkitys rikosoikeuden alalle, koska tähän käsitteeseen liittyy Venäjän federaation rikoslaissa. Rikosoikeuden teoriassa käytetään kahta päälähestymistapaa käsitteen "virallinen asiakirja" tulkitsemiseksi.
Ensimmäistä lähestymistapaa pidetään kapeana ja se yhdistää viralliset asiakirjat niiden alkuperälähteisiin. Tämän teorian mukaisesti vain valtiollisilta ja kunnallisilta elimiltä peräisin olevat asiakirjat voivat olla virallisia. Nykyään suositumpi on laaja lähestymistapa, jonka mukaan viralliset asiakirjat voivat tulla julkiselta, kaupalliselta tai jopa yksityiseltä sektorilta, toisin sanoen niiden alkuperällä ei ole merkitystä.
Oikea rekisteröinti ja sertifiointi
Yksi virallisen asiakirjan pääpiirteistä on sen oikea toteutus ja varmentaminen. Jos säädöksissä säädetään tietyistä asiakirjojen käsittelyä koskevista säännöistä, virallisen asiakirjan on noudatettava niitä (esimerkiksi asiakirjojen notaarin vahvistamista koskevat säännöt, valtakirjojen myöntämistä koskevat säännöt).
Jos erityissääntöjä ei ole, asiakirjan tunnustamiseksi viralliseksi riittää, että noudatetaan sen rekisteröinnin yleisiä vaatimuksia. Yleensä nämä vaatimukset sisältävät ehdon, että kaikki vaaditut tiedot ovat läsnä (sinetti, allekirjoitus, tietyntyyppinen leima, virallinen tai kirjelomake).
Virallisen asiakirjan sisältömerkit
Virallisen asiakirjan oikea suorittaminen ja oikeaksi todistaminen on sen muodollinen merkki, mutta nykyisessä oikeuskäytännössä merkityksellisen merkin olemassaolo tunnustetaan myös pakolliseksi ehdoksi. Ilmoitettu merkki on, että virallisen asiakirjan on vaikutettava oikeussuhteisiin tietyllä tavalla. Se voi luoda tiettyjä oikeuksia tai asettaa erityisiä vastuita.
Lisäksi jotkut viralliset asiakirjat todistavat oikeudelliset tosiasiat, joihin liittyy tiettyjen seurausten esiintyminen (useimmat menettelyasiakirjat ovat tämän omaisuuden hallussa). Muodollisten ja aineellisten piirteiden yhtenäisyys, joista jokaisen on oltava läsnä virallisessa asiakirjassa, muodostaa tämän käsitteen modernin tulkinnan oikeusteoriassa ja -käytännössä.
