Kaikkien PR-ammattilaisten on kirjoitettava viestejä ajoittain ollakseen vuorovaikutuksessa yleisön kanssa. Nämä voivat olla erityisiä tiedotusvälineiden artikkeleita, lehdistötiedotteita ja julkisia puheita tärkeille ihmisille ja paljon muuta. Ja kaikki kokeneet PR-ihmiset ovat hyvin tietoisia siitä, että tällaisilla teksteillä on omat erityispiirteensä, jotka erottavat ne huomattavasti tavallisista mediamateriaaleista. Ne luodaan aina ottaen huomioon useita sääntöjä, jotka jokaisen PR-asiantuntijan tulisi tietää.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos aiot kirjoittaa hyvää PR-kopiota, määritä ensin, onko se tarkoitettu kohderyhmän lukemiseen tai kuuntelemiseen. Tosiasia on, että suullisten viestien tekstien kirjoittamisen erityispiirteet eroavat lukemiseen tarkoitetuista teksteistä. Jos tekstisi on tarkoitettu suulliseen viestintään, huolehdi ensinnäkin sen lauseiden lyhyydestä ja selkeydestä.
Vaihe 2
Älä koskaan käytä pitkiä, monimutkaisia lauseita kuunnellessasi tekstejä. Muuten yleisösi yksinkertaisesti unohtaa, mistä viesti aloitettiin, eikä pysty käsittelemään sitä selvästi. Toinen tärkeä kohta suullisessa viestinnässä on, että sinun täytyy "kiinnittää" kuuntelijan kiinnostus kahteen ensimmäiseen lauseeseen. Suullisesti esitettynä yleisölläsi on vain yksi mahdollisuus ymmärtää viestisi. Siksi, jos kaksi ensimmäistä virkettä vaikuttavat hänelle tylsiltä ja merkityksettömiltä, kaikki ponnistelusi menevät hukkaan. Tarvittavat tiedot eivät yksinkertaisesti saavuta kuluttajia.
Vaihe 3
Visuaaliseen havaitsemiseen tarkoitetuissa viesteissä voit käyttää pidempiä ja monimutkaisempia lauseita. Lukija yksinkertaisesti selaa koko tekstin ja antaa siitä yleisen vaikutelman. Muista kuitenkin, että on paljon helpompaa löytää virheitä ja epäjohdonmukaisuuksia kirjoitetussa viestissä esitetyissä tiedoissa nykyisten tosiseikkojen kanssa. Siksi kirjoittaessasi PR-artikkelia medialle, lehdistötiedotteelle tai uutisraportille tarkista huolellisesti kaikki käyttämäsi numerot ja tiedot.
Vaihe 4
Riippumatta siitä, valmisteletko tekstiä suullista esitystä tai painettua julkaisua varten, muista muistaa I. Babelin kultainen sääntö: "Enintään yksi idea ja enintään yksi kuva yhdessä lauseessa." Hyvän lauseen tulisi sisältää hieman enemmän kuin aihe, verbi ja esine. Lyhyet, hyvin tarkat lauseet tarjoavat selvyyden ja nopeuden tarinankerrontaan.
Vaihe 5
Jos valmistelet laajaa tekstiä (suuri artikkeli tiedotusvälineille, analyyttinen raportti, kuvahaastattelu jne.), Muista noudattaa kappaleiden ja kappaleiden pituutta. Liian pitkät kappaleet saavat lukijan tuntemaan olonsa masentuneeksi ja epämukavaksi, etkä tarvitse sitä ollenkaan. Ihanteellinen kappale havainnointiin on kolme tai neljä virkettä. Tämä määrä riittää ilmaisemaan tietyn idean, mutta ei tarpeeksi väsyttämään yleisöä.
Vaihe 6
Muista pitää se luonnollisena kirjoittaessasi. Materiaalia ei tarvitse yrittää esittää jollakin erityisen hienostuneella kirjallisella kielellä, kirjoita puhuessasi. Se antaa hyvän vaikutelman ja lisää yleisön luottamusta. Älä unohda kirjoituksessa emotionaalista osaa. Ellei asia koske analyyttistä artikkelia, tietty tekijän aseman emotionaalisuus koetaan aina positiivisesti ja aiheuttaa halun sopia hänen kanssaan.
