Kaikki organisaation asiakirjat on säilytettävä arkistossa. Esimerkiksi verolain mukaan ensisijaisia asiakirjoja, verojen maksamista vahvistavia asiakirjoja ja muita on suojattava neljä vuotta. Mutta on myös sellaisia asiakirjoja, jotka voidaan tuhota vuoden kuluttua, esimerkiksi loma-aikataulut. Hävitys on suoritettava säädöksen antamisen jälkeen.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin on huomattava, että asiakirjat, jotka "ovat täyttäneet tarkoituksensa", voidaan tehdä säädökseen vain, jos ajanjakso päättyi ennen sen vuoden 1. tammikuuta, jolloin tällainen asiakirja laadittiin, toisin sanoen vuoden 2010 asiakirjat olisi sisällytettävä lain vasta vuonna 2016.
Vaihe 2
Ennen asiakirjan laatimista ja asiakirjojen tuhoamista on laadittava luettelot, jotka organisaation johtajan on hyväksyttävä, ja laadittava pöytäkirja.
Vaihe 3
On suositeltavaa laatia säädös taulukon muodossa. Määritä organisaation tiedot oikeassa yläkulmassa. Kirjoita sitten”Hyväksyn” suurilla kirjaimilla alla, tavalliselle riville, ilmoita alla oleva asema (esimies, pääjohtaja jne.), Sitten sukunimi ja nimikirjaimet. Määritä säädöksen laatimispäivä jo alla.
Vaihe 4
Tämän jälkeen ilmoitetaan tarkoitus esimerkiksi korottaa vanhentuneet asiakirjat hävitettäviksi. Luettele seuraavaksi syyt, esimerkiksi "tyypillisten organisaatioasiakirjojen luettelon perusteella …"
Vaihe 5
Alla on taulukon osa, joka koostuu kahdeksasta sarakkeesta. Ensimmäinen on sarjanumero. Toinen on asiakirjan nimi, esimerkiksi loma-aikataulut tai kirjeenvaihto henkilöstön kanssa tehtävästä työstä. Kolmas on päättymispäivämäärät, eli asiakirjassa viimeksi mainitut päivämäärät, esimerkiksi loma-aikataulu päättyy vuonna 2010, joten sinun on kirjoitettava "2010". Kuukautta ei tarvitse määrittää tässä.
Vaihe 6
Seuraavaksi tulee sarake, jossa on luettelonumerot, jos niitä ei ole, voit laittaa viivat. Laita sitten tapauksen hakemisto nimikkeistön mukaan, esimerkiksi kaavio 05-20, jossa 05 on osastohakemisto, ja kaksi toista numeroa ovat tapauksen järjestysnumero.
Vaihe 7
Tämän jälkeen ilmoita tallennusyksiköiden lukumäärä, esimerkiksi kaavio voi olla yksi kappale, mutta kirjeenvaihto kehysten kanssa on monikko. Täytä sitten laatikko varastointijaksoilla viitekirjan mukaisesti. Tarvittaessa täytä tarvittaessa "huomautus" -sarake.
Vaihe 8
Kirjoita taulukkoon merkityn osan jälkeen, että luettelot ovat käytettävissä ja hyväksytyt pään protokollalla ja ilmoitettava sen laatimisnumero ja päivämäärä.
Vaihe 9
Seuraavaksi yhteenveto kokonaismäärästä, joka ilmaistaan tuhoamisvalmiiden asiakirjojen määrinä, esimerkiksi vuosina 2006-2010 tuhoutui 234 tuotetta.
Vaihe 10
Sitten johtaja tarkistaa kaikki tiedot uudelleen ja allekirjoittaa asiakirjan.
