Yritysten johtajat joutuvat työnsä aikana laatimaan monia erilaisia asiakirjoja, joiden oikeellisuus on erittäin tärkeää. Esimerkiksi ensisijaiset asiakirjat. Ne laaditaan tukemaan tiettyjä vähennyskelpoisia kuluja.
Ohjeet
Vaihe 1
Valmistele ensisijaiset asiakirjat viittaamalla vain luotettaviin ja tarkistettuihin tietoihin. Ohjaa sellaiset määräykset kuin siviililaki, erilaiset ohjeet, määräykset.
Vaihe 2
Ennen kuin kehität ensisijaisen asiakirjan itse, kiinnitä huomiota ja kysy, onko yhtenäinen lomake hyväksytty lailla. Voit saada nämä tiedot miltä tahansa verotoimistolta.
Vaihe 3
Jätä asiakirjan luonnos tämän työn vastuuhenkilölle. Esimerkiksi kuljettaja ei voi laatia raporttia valmistuneista rakennustöistä eikä arvioija voi laatia kuljetusasiakirjoja. Yleensä kirjanpito-osasto tai organisaation johtaja osallistuu ensisijaisten asiakirjojen valmisteluun.
Vaihe 4
Jos ensisijaisen asiakirjan yhtenäistä muotoa ei hyväksytä, anna se itse. Esimerkiksi kirjanpitotiedote. Kirjoita kirjanpitomenettelyyn asiakirjojen laatimismenettely.
Vaihe 5
Kun laadit asiakirjaa, muista kirjoittaa lomakkeen nimi, ilmoittaa organisaation tiedot, antaa valmistelupäivä ja sarjanumero. Kuvaile päätekstissä liiketoimi; määritä tarvittaessa mittayksiköt. Alla on luettelo liiketoimen toteuttamisesta vastaavista henkilöistä; ilmoitettava heidän asemansa, täydellinen nimi; anna asiakirja heille allekirjoittamista varten.
Vaihe 6
Jos käytät jotain yhtenäistä lomaketta, täytä kaikki kentät. Aseta viiva tyhjiin soluihin.
Vaihe 7
Laita organisaation sinetti, jos asiakirja sitä vaatii. Tee muutoksia vasta, kun kaikki liiketapahtuman osallistujat tuntevat virheelliset tiedot, ja heidän suostumuksensa on allekirjoitettava. Blotit asiakirjoissa eivät ole sallittuja.
