Työntekijöiden sertifiointi antaa yrityksen johtajalle mahdollisuuden organisoida työprosessi tehokkaimmalla tavalla. Tarve läpäistä sertifikaatti on tärkeä myös työntekijöille, koska se kannustaa heitä parantamaan järjestelmällisesti pätevyyttään. Sertifiointia koskevat tiedot on kirjoitettava erityiseen protokollaan.
Pöytäkirjan muoto
Ei ole lakia tai ohjesääntöä, jolla vahvistettaisiin yhdenmukainen varmenneprotokollan muoto kaikille yrityksille ja organisaatioille. Siksi lomakkeen määrää organisaation johtaja. Hän luo "Työntekijöiden pätevyyskirjoja koskevat säännöt", joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot pätevöintimenettelystä, ehdoista, pätevöintikomissiosta sekä lopulliset asiakirjat. Suuret yritykset kehittävät ja tilaavat tällaisille asiakirjoille erityislomakkeita. Johto voi nimittää sertifiointilautakunnan puheenjohtajan ja sihteerin organisaation työjärjestyksestä riippuen.
Velvollisuus pitää pöytäkirja on sihteerin vastuulla. Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat asiakirjan.
Mitä protokolla sisältää?
Protokollan on sisällettävä kaikki tiedot, jotka syötetään tällaisiin asiakirjoihin. Tämä on protokollanumero, varmenteen päivämäärä, luettelo ja tiedot sertifioitavista henkilöistä. Osallistujan sukunimi, etunimi, isänimi, asema, lyhyt tieto raportista, hänelle esitetyt kysymykset sekä vastaukset ovat pakollisia. Jos pöytäkirja on taulukko, voit laittaa tiedot työntekijän osallistumisesta ammattitaitokilpailuihin erilliseen sarakkeeseen. Pöytäkirjassa on oltava erityinen sarake äänestystuloksista - kuinka monta komission jäsentä äänesti "puolesta", kuinka monta "vastaan". Tällaisissa tapahtumissa ei yleensä ole tyhjää. Erilliseen sarakkeeseen merkitään komission päätös siitä, vastaavatko työntekijän pätevyys tätä luokkaa tai luokkaa.
Joissakin organisaatioissa sertifiointi tapahtuu useissa vaiheissa. Esimerkiksi opettajan tulisi näyttää avoin oppitunti. Tietoja tästä syötetään myös protokollaan.
Protokollan rekisteröinti
On parempi valmistella pöytäkirjan muoto etukäteen. On tarpeen syöttää ne tiedot, jotka eivät muutu, eli päivämäärä, luettelo työntekijöistä ja heidän henkilökohtaisista tiedoistaan. Monissa laitoksissa työntekijät toimittavat toimeksiannon komissiolle etukäteen, jotta niistä voidaan antaa lyhyt yhteenveto myös ennen komission kokousta. Äänestys- ja komission sarakkeet täytetään suoraan sertifioinnin aikana. Protokollaan voidaan tehdä muutoksia, kunnes puheenjohtaja allekirjoittaa sen. Kun asiakirja on allekirjoitettu, muutoksia ei voida hyväksyä.
Muut asiakirjat
Pöytäkirjan mukaan työntekijän todistuskortti täytetään. Tiedot sertifikaatin päivämäärästä ja tietyn pätevyyden osoittamisesta siirretään sinne. Kortti täytetään yleensä kahtena kappaleena, yksi luovutetaan työntekijälle ja toinen pidetään henkilöstöosastossa yhdessä sertifiointitoimikunnan protokollan kanssa.
