Tarvitset kiireellisesti asiakirjan, mutta et muista, mihin panit sen? Tuo järjestys toimistoelämään, järjestä kaikki numeroituihin kansioihin - tämä helpottaa työsi.
Laitimme asiat järjestykseen papereihin
Jos asiakirjoja on vähän ja ne liittyvät yhteen käyttöalueeseen, ne on asetettava kaikki yhteen paikkaan, mieluiten kansioon. Mutta pääsääntöisesti yksi kansio ei riitä, niitä pitäisi olla useita. Esimerkiksi kansio yrityksen perustamisasiakirjoilla, kirjeille, toimittajien kanssa tehtäville sopimuksille jne.
Yrityksen laajentuessa kansioiden määrä kasvaa. Sinulle ei ehkä tarvita yhtä, vaan useita hyllyjä. Ja sitten ilmestyy työntekijöitä, joilla on oma asiakirjavirta ja kansiot. Toisin sanoen ensimmäinen järjestyssääntö on asiakirjojen jakaminen temaattisiin kansioihin, joiden pitäisi olla hyllyllä.
Nyt teollisuus tuottaa vaaka- ja pystysuoria lokeroita. Ne ovat erittäin käytännöllisiä, vievät vähän tilaa, sopivat hyvin pöydälle ja mahdollistavat kaikkien perusasiakirjojen ja usein käytettyjen asiakirjojen saatavuuden ilman, että tarvitsisi ostaa uusia huonekaluja.
Rekisteri
Jos asiakirjoja on monta, voit tehdä niille tai useammalle erityisen rekisterin (rekisteröintipäiväkirjan). Esimerkiksi saapuvien ja lähtevien asiakirjojen lokit. Ne sisältävät rekisteröintipäivän ja saapuvan (lähtevän) asiakirjan numeron, sen lyhyen sisällön ja / tai nimen sekä sen, mihin asiakirja lähetetään (mihin osastoon, kenelle virkamiehelle se on annettu, mihin kansioon se on sijoitettu jne.)).
Jos osia tai kaikkia kansioita on monia tai vastaavia kansioita (merkityksessä), saatat tarvita jokaisessa kansiossa asiakirjarekisterin eli luettelon niistä, joka on sisäkkäin tai jollain tavalla liitetty kansioihin. kansion keskellä. Jokaiselle asiakirjalle voidaan antaa numero (jos sitä ei ollut aiemmin) tai antaa oma. Sitten sinun ei tarvitse selata kaikkia asiakirjoja, vaan vain katsella niiden luetteloa ja ottaa sitten tarvittava numero.
Aseta asiakirjat sopiviin kansioihin, lokeroihin ja hyllyihin, käynnistä ne ajoissa, niin löydät kaiken nopeasti ja helposti.
Pidä työpaikka siistinä
Työpaikka on pidettävä kunnossa. Yritä puhdistaa pöytäsi päivittäin tai vähintään kerran muutaman päivän välein. Voit jättää tarvittavat asiakirjat pöydälle, laittaa loput kansioihin, tarjottimille ja hyllyille, ja jos otit ne jollekulta, palauta ne. Vain jos annat sen, on parempi muistaa hyvin kuka tai jopa kirjoittaa se ylös.
Ja lopuksi. Henkilö, jonka asiakirjat ovat aina paikallaan, on helppo löytää ja tuoda ajoissa, aina hyvässä asemassa viranomaisten kanssa. Toivotamme teille tätä kaikesta sydämestämme.
