Työajan aikatauluttaminen ja järjestäminen on tärkeä osa tehokasta työtä missä tahansa tehtävässä. Esimiestehtävissä ennakkosuunnittelun merkitys kasvaa entisestään, joten tähän kysymykseen on suhtauduttava erittäin huolellisesti.
Ohjeet
Vaihe 1
Johtaja voi suunnitella aikansa itse tai delegoida tämän tehtävän kokonaan tai osittain sihteeri-avustajalle. Joka tapauksessa ei voida tehdä ilman vuorovaikutusta sihteerin kanssa, koska hän valmistelee ja järjestää kokouksia, kokousten materiaaleja ja vastaanottaa saapuvia puheluita. Lisäksi sihteeri pitää yleensä päähänsä kaikki tiedossa olevat johtajan suunnitelmat ja yrittää jakaa ne työajan mukaan, joten on erittäin tärkeää ilmoittaa sihteerille viipymättä suunnitelmiensa muutoksista.
Vaihe 2
Mutta sinun ei pitäisi luottaa yksinomaan sihteeriin, on tärkeää oppia jakamaan aikaasi siten, että sinulla on aikaa tehdä kaikki suunniteltu. Hyvä tapa tehdä tämä on analysoida jokainen kulunut tunti ja selvittää tarkalleen, mitä tehtiin ja kuinka kauan se kesti. On myös tarpeen korostaa itsellesi tärkeimmät globaalit tehtävät johtajana ja omistaa suurin osa työaikastasi heidän ratkaisuunsa. Joka tapauksessa tärkeimmät tehtävät tulisi ratkaista ensinnäkin, koska tiedetään, että 80% nykyisistä tehtävistä ratkaistaan työpäivän ensimmäisten 20%: n aikana ja loput ajasta käytetään vain 20%: iin työstä.
Vaihe 3
Älä anna satunnaisten tapahtumien ylittää aikataulusi. On parempi antaa jonkin aikaa heille etukäteen suunnitelmissa, mikä antaa sinulle todennäköisemmin aikaa suorittaa päätehtävät. Suunnitellessasi kokouksia, tapahtumia, kokouksia, konferensseja, noudata niiden tarvitsemaa reaaliaikaa ottaen huomioon valmistautuminen, alustava tutustuminen materiaaleihin, spontaanit keskustelut ja kysymykset. Yritä jakaa tällaiset tapahtumat ajoissa, jotta seuraavan kokouksen alku ei lepää edellisen kokouksen loppua vastaan, koska tässä tapauksessa sinun on usein pakko joko myöhästyä tai rypistyä finaali.
Vaihe 4
Sihteerin tehtäviin kuuluu usein päivän ja viikon alustava suunnittelu ottaen huomioon vastaanotetut puhelut, tarjoukset, kutsut. On suositeltavaa keskustella sihteerin kanssa työpäivän lopussa hänen ajatuksestaan aikataulustasi ja tehdä siihen muutoksia. On vielä parempi tehdä tämä iltapäivällä, jotta sihteerillä on mahdollisuus tehdä muutoksia, soittaa ehdotuksella tämän tai kyseisen tapahtuman lykkäämiseksi. Jatkuvasta yhteydenpidosta sihteeriin tulisi tulla tapana, koska hänen aikataulunsa riippuu suoraan sinun aikataulustasi, ja monet tapahtumat vaativat hänen puolestaan alustavaa valmistelua.
Vaihe 5
Analysoi kuluneet työpäivät aikasi tehokkaan jakamisen suhteen. Ehkä näet ratkaisuja, joiden avulla voit tehdä enemmän, esimerkiksi pitää useita kokouksia samalla alueella tai yhdistää joitain tapahtumia. Tee muistiinpanoja menneistä ja suunnitelluista tapahtumista päiväkirjaasi.
