Monien yritysten toiminta liittyy tavaroiden toimittamista, raaka-aineiden ja komponenttien hankintaa koskevien sopimusten tekemiseen. Jokainen yritys tekee sopimukset työntekijöiden kanssa. Asiakirjojen käytön helpottamiseksi monenlaisten kirjanpitolehtien ylläpitäminen on yleistä. Tällaiseen päiväkirjaan on kätevää tallentaa esimerkiksi yksittäisten asiakirjojen liikkumisen aikajärjestys ja sopimusten yksityiskohdat.
Välttämätön
- - päiväkirja sopimusten kirjanpidosta
- - sopimukset.
Ohjeet
Vaihe 1
Kehitä lomake sopimusten kirjaamiseksi. Sen tulisi heijastaa yrityksen erityispiirteitä ja olla helppokäyttöinen. Suuressa yrityksessä voit hyväksyä tällaisen lehden lomakkeen erityistilauksella täydentämällä sitä suosituksilla asiakirjojen täyttämistä varten.
Vaihe 2
Suunnittele lehden otsikkosivu. Kirjoita tähän asiakirjan nimi. Heijastaa yrityksen nimi ja kaikki vaaditut tiedot. Anna kirjautumisen aloituspäivä. Suuressa yrityksessä on suositeltavaa pitää erillinen sopimuspäiväkirja kutakin rakenneyksikköä kohden. Numeroi lehden sivut, nitoa se tarvittaessa ja kiinnitä organisaation sinetti.
Vaihe 3
Jaa lehden työsivut useaan sarakkeeseen, joiden lukumäärä määräytyy tarpeidesi ja sopimusten yksityiskohtien mukaan. Anna sarakkeet asiakirjan sarjanumerolle, sopimuksen päivämäärälle ja sen päättymiselle. Erillinen sarake sisältää lyhyen ilmoituksen sopimuksen kohteesta. Lisää päiväkirjaan myös henkilöt, jotka ovat vastuussa sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
Vaihe 4
Jos luulet, että päiväkirjan sähköinen muoto on helpompaa, kehitä oma ohjelmistotuotteesi sopimusten kirjaamista varten tai tilaa tämä työ erikoistuneelta organisaatiolta. Joissakin tapauksissa voit käyttää Microsoft Excel -taulukko-ohjelmaa tähän tarkoitukseen.
Vaihe 5
Nimeä virkamies, joka on vastuussa päiväkirjan pitämisestä. Tämä henkilö on tyypillisesti yrityksen henkilöstöosaston työntekijä tai lakiosaston työntekijä.
Vaihe 6
Tee sääntö, jonka mukaan pidät kirjaa sopimuksista järjestelmällisesti, heijastamalla siinä olevia asiakirjoja jatkuvasti eikä tapauskohtaisesti. Tämä antaa yrityksen johdolle täydellisen kuvan yrityksessä tapahtuvista prosesseista ja antaa mahdollisuuden siirtyä nopeasti tiheään dokumentaatioon.
