Asiakirjojen asianmukainen varastointi auttaa välttämään ongelmia oikeiden sopimusten löytämisessä. Vietettyään vähän aikaa arvopapereiden arkistointiin, olet varma, että tarvittavat ovat aina käden ulottuvilla.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee tarvitsemasi asiakirja helposti tekemällä kirjanpitokirja. Anna sopimukselle numero ja kirjoita se tähän muistikirjaan. Kirjoita sarjanumeron lisäksi sopimuksen tekopäivä. Päiväkirjan rivin tulisi näyttää tältä: 1. Sopimus nro 987DL, päivätty 23.03.2010. Merkitse liitetiedoissa ohessa sopimuksen olemus, jos yritysarkistointi sitä edellyttää.
Vaihe 2
Luo jokaiselle oikeushenkilölle oma asiakirjarekisteri, jos organisaatiossa on useita. Käytä niitä perinteisillä symboleilla. Anna esimerkiksi LLC "Funny Pictures" -sopimukseksi 987ВК. Ja OJSC: n "Murzilka" -sopimukset ovat 987 miljoonaa. Määritä numerot ehdottomasti sekaannusten välttämiseksi.
Vaihe 3
Tee sopimus kansioon vasta sen jälkeen, kun se on käynyt läpi kaikki hyväksynnän vaiheet, molempien osapuolten pääjohtajat ovat allekirjoittaneet sen ja kaikki sinetit on asetettu. Valitse kovakantiset sideaineet, jotta asiakirjat pysyvät turvassa. Luo erillinen kansio kullekin oikeushenkilölle.
Vaihe 4
Jos haluat lisätä sopimuksen sideaineeseen, poista arkit yhdistävä paperiliitin varovasti. Lävistä uudet reiät rei'ittimellä. Aseta asiakirja kansioon ja kiinnitä se metallilevyillä. Erota sopimus toisesta tyhjällä A4-arkilla.
Vaihe 5
On olemassa toinen tapa arkistoida asiakirjoja. Osta joukko läpinäkyviä tiedostoja. Aseta kukin sopimus erilliseen kanteen ja kiinnitä se kansioon.
Vaihe 6
Älä lisää liian monta sopimusta yhteen kansioon - arkit voivat rypistyä. Sideaineen tulee sulkeutua helposti, jotta paperi ei kurkista ulos.
Vaihe 7
Sijoita erillinen hylly telineeseen kansioiden tallentamiseksi asiakirjoihin. Ilmoita sideaineen lopussa vuosi ja oikeushenkilö, jolle sopimukset tehdään. Näin löydät nopeasti tarvitsemasi sopimukset.
Vaihe 8
Kolmesta neljään vuotta sitten tehtyjä asiakirjoja sisältäviä kansioita ei tarvitse säilyttää. Laita ne tiukkoihin pahvilaatikoihin allekirjoittamalla vuosi ja oikeushenkilö, joka omistaa sopimuksen. Lähetä paketit varastoon. Etsi kuiva varastotila. Kosteus voi tappaa arvopapereita.
