Kun tehdään osto- ja myyntitapahtuma tai palvelusopimus, tuotteiden lähetys tai urakkatyön alkaminen tapahtuu usein ilman ennakkomaksua. Lykätty maksu toimitetaan asiakkaalle liikekirjeen perusteella, joka sisältää taloudelliset velvoitteet maksaa vastaanotetut arvot sovitussa aikataulussa. Tällainen kirje viittaa takuukirjeeseen ja on itse asiassa luottolomake, joka vahvistaa lainanottajan aikomuksen maksaa muodostunut velka.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee takuukirje kirjelomakkeelle tai aseta kulmaleima, jossa on täytetyt yrityksen tiedot (nimi, omistusmuoto, pankkitiedot ja todellinen osoite). Rekisteröi kirje lähtevänä asiakirjana. Oikeassa yläkulmassa ilmoita vastaanottajan tiedot (organisaation täydellinen nimi, asema ja päällikön täydellinen nimi).
Kirje voi sisältää pyynnön palvelujen toimittamisesta tai suorittamisesta ja taata niiden oikea-aikaisen maksamisen. Tässä tapauksessa se alkaa sanoilla "Ole hyvä ja täytä" ja viimeisessä kappaleessa lukee "Takaamme maksun". Jos kirje sisältää vain maksuvakuuden, alku on "takuurahoitus".
Vaihe 2
Seuraavaksi luetellaan tavarat tai palvelut, joista tuli kahdenvälisen sopimuksen tekemisen aihe. Ilmoita liiketoimen määrä numeroin ja sanoin sekä ilmoitettujen määrien maksuehdot. Muista ilmoittaa asiakirjan lopussa koko osapuolen nimi, siirron pankkitiedot ja viralliset osoitteet.
Lähetä kirje esimiehellesi allekirjoittamista varten. Joissakin tapauksissa he allekirjoittavat myös pääkirjanpitäjän kanssa. Sinetöi heidän allekirjoituksensa.
