Jos haluat lähettää kirjeen ei yhdelle henkilölle, vaan usealle työryhmän jäsenelle, kirjeen sisällön tulisi olla hieman erilainen kuin tavallinen. Muista myös noudattaa liikekirjeenvaihdon sääntöjä.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee luettelo kollegoista, jotka haluat sisällyttää postituslistallesi. Tarkista, ovatko kaikki vastaanottajat merkityksellisiä tämänhetkisen ongelman kannalta. Päinvastoin, voit ohittaa kirjeellä henkilön, jolle tulisi ilmoittaa jostakin. Tutki sidosryhmien piirejä. Päätä, minkä työtoverin laitat kenttään "Vastaanottaja" ja kuka "Kopio" -kenttään. Yleensä suorat toteuttajat kirjoitetaan “Vastaanottaja” -sarakkeeseen, ja ne, jotka hallitsevat prosessia tai osallistuvat siihen epäsuorasti sekä yksinkertaisesti kiinnostuneita työntekijöitä, ovat”Kopioi” -kenttään.
Vaihe 2
Mieti, miten järjestetään vastaanottajien nimet. Sinulle on paljon helpompaa, jos yritykselläsi on tältä osin erityiset säännöt. Muussa tapauksessa niiden järjestys voidaan määrittää eri tavoin. Laita esimerkiksi heidän sukunimensä aakkosjärjestykseen. Vanhuusperiaatetta voidaan käyttää. Parempi löytää sihteeriltä kirje, joka on osoitettu useille vastaanottajille, ja nähdä, kuinka hän tekee sen. Todennäköisesti tämä on yrityksesi sanaton standardi.
Vaihe 3
Ilmoita viestin aihe. Sen tulisi kuvata lyhyesti sen sisältöä. Sen jälkeen siirry kirjeen runkoon. Noudata liikekirjeenvaihdon sääntöjä. Tervehdi tiimiä kohteliaasti ja siirry aiheeseen.
Vaihe 4
Kirjoita vain koteloon. Älä missaa tärkeitä yksityiskohtia, mutta älä laimenna myöskään "vettä". Arvosta kollegojesi aikaa. Jos sinun on oltava tietoinen muusta kirjeenvaihdosta, jotta ymmärrät paremmin viestisi sisällön, aseta lainausmerkit kirjeen alaosaan. Älä unohda sanoa hyvästit ja toivottaa kaikille tuottavaa päivää töissä.
