Erilaisten asiakirjojen kirjanpidossa, levityksessä ja säilytyksessä henkilöstöpalvelut käyttävät tilauskirjoja, lomat, lausunnot ja viitteet. Rekisteröintilokit ovat sisäiseen käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja, joita säilytetään organisaation henkilöstöosastossa, ja näiden nimittämisestä huolehtii ja varastoi erityisesti nimetty henkilö.
Ohjeet
Vaihe 1
Käytä ministeriön hyväksymää tilauslomaketta tai suunnittele sellainen itse. Tee kansi raskaasta materiaalista. Kirjoita arkin keskelle organisaation nimi ja kirjan nimi. Alla on ilmoitettava kirjautumisen aloitus- ja lopetuspäivät. Takakannessa on kuvattava tietoja asiakirjan tallentamisesta ja täyttämisestä vastaavasta henkilöstä: ilmoitettava työntekijän asema, sukunimi ja nimikirjaimet.
Vaihe 2
Varmista, että sivuja ei voi muuttaa tai poistaa lehdestä. Numeroi ja pitsi kirjan sivut. Laita viimeiselle sivulle vaha- tai mastontiiviste, toimita valmis malli varmennusta varten henkilöstöosaston johtajalle tai organisaation johtajalle. Tee huomautus: _ arkit on numeroitu, nauhoitettu, sinetöity tähän lokikirjaan. Ohjaaja: _ (allekirjoitus, allekirjoituksen salauksen purku). Päivämäärä: _ (päivä, kuukausi, vuosi).
Vaihe 3
Valitse kätevä sivun suunta (vaaka, pysty) merkintöjen kirjaamista varten. Järjestä haluttaessa taulukko, joka sisältää seuraavat sarakkeet:
- tietueen sarjanumero
- Saapumispäivä;
- tilauksen sarjanumero
- tilauksen allekirjoittaneen henkilön asema, sukunimi ja nimikirjaimet;
- yhteenveto tilauksesta.
Jos et ole tyytyväinen taulukkonäkymään, pidä kirjaa vapaassa muodossa. Tärkeintä on noudattaa numeroiden antamisjärjestystä tilausten hyväksymispäivien mukaan ja heijastaa yllä olevat tiedot kirjanpitoon.
Vaihe 4
Tallenna tilauslokin merkinnät sinisellä, mustalla tai violetilla musteella. Älä salli aiemmin tehtyjen jälkien poistamista, poistamista tai poistamista. Jos haluat tehdä muutoksia, viivaa korjattu teksti yhdellä rivillä, jotta voit silti lukea sen. Tee samassa sarakkeessa tai rivillä uusi oikea merkintä. Ole hyvä ja allekirjoita ja ilmoita muutoksen päivämäärä. Jos virhettä ei ole mahdollista korjata (esimerkiksi jos vapaata tilaa ei ole), luo uusi tietue alle ja merkitse vanhentuneiden tietojen vieressä ruutu "tietue on virheellinen".
Vaihe 5
Kun lopetat lokin kirjaamisen, tee muistiin lokin viimeinen voimassaolopäivä lokikirjan etukanteen.
