Taloudellisen toiminnan aikana yritysjohtajat tekevät monia erilaisia sopimuksia toimittajien ja ostajien kanssa. Jotkut organisaatiot käyttävät ns. Sopimusten rekistereitä voidakseen seurata näiden säännösten kestoa. Yleensä "rekisterin" käsitteellä tarkoitetaan tiettyä lokia saapuvien ja lähtevien asiakirjojen rekisteröinnistä. Kuinka luoda tällainen tietokanta?
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin sinun on päätettävä, mitä tietoja haluat nähdä rekisterissä, eli korostaa tärkeimmät kriteerit itsellesi. Sen jälkeen tee taulukko päiväkirjaan, joka voidaan tehdä sekä Excelissä että tavallisella muistikirjalla (mieluiten A4-muodossa).
Vaihe 2
Jos pysäytit toisella menetelmällä, laadi ensin otsikkosivu. Kirjoita siihen organisaation tiedot, eli INN, KPP, OKATO, virallinen osoite ja organisaation johtaja. Kirjoita keskelle”Rekisteröi sopimukset (määritä ajanjakso)”.
Vaihe 3
Seuraavaksi tee seuraavalle arkille taulukko, joka koostuu kuudesta sarakkeesta. Ensimmäisessä sarakkeessa ilmoitetaan vastapuolen kanssa tehdyn sopimuksen numero, toisessa - sääntelyasiakirjan päivämäärä ja kolmannessa - sen voimassaolon päättymispäivä.
Vaihe 4
Seuraavaksi ilmoita vastapuolen nimi, urakoitsija ja sopimuksen kohde, esimerkiksi kirjanpito-ohjelmien kehittäminen. Vaihtoehtoisesti voit ilmoittaa sopimuksen määrän, onko lisäsopimus ja muut ehdot. Sopimukset tehdään pääsääntöisesti kronologisessa järjestyksessä. Kauden päättymisen jälkeen on suositeltavaa salata, numeroida ja allekirjoittaa asiakirja organisaation johtajan kanssa. Sen jälkeen luovuta rekisteri arkistoon.
Vaihe 5
Rekisterien kokoamisessa voit käyttää myös erityisesti kehitettyä ohjelmaa, jota kutsutaan "sopimusten rekisteriksi". Sen avulla voit seurata sopimusten mukaisia maksuja, näiden asiakirjojen vanhentumispäivää sekä pitää kirjaa maksetuista määristä. Ohjelma luo automaattisesti luettelot, jotka jakson päättymisen jälkeen voit tulostaa paperille.
Vaihe 6
Voit lopettaa kolmannen menetelmän, toisin sanoen käyttämällä Excel-ohjelmaa. Taulukon sarakkeilla voi olla likimääräinen sisältö, kuten ensimmäistä menetelmää käytettäessä. Tulosta kauden lopussa rekisteri ja anna se pääkirjanpitäjälle allekirjoitettavaksi.
