Tällainen "liiketapojen" käsite on olemassa. Tämän tilavan määritelmän alla - kaikki virallisten liikesuhteiden ympäristössä omaksutut perinteet. Virallinen kirjeenvaihto on edelleen yksi tärkeimmistä liiketoiminnan mekanismeista. Virkamiehet, liikemiehet ja julkiset organisaatiot kommunikoivat yleisten sääntöjen mukaisesti laadittujen viestien kautta.
Syy kirjoittamiseen
Riippumatta siitä, kuinka tylsää ja merkityksetöntä virallisen vetoomuksen laatimisen valmisteluvaihe tuntuu, sitä ei voida unohtaa. Syy asiakirjan laatimiseen tulisi muotoilla selkeästi.
Ennen virallisen kirjeen kirjoittamista on tärkeää määrittää tarkka vastaanottaja. Kun viestin aihe on määritetty, on tarpeen tarkistaa, kuuluuko tämä asia vastaanottajan toimivaltaan. Jos olet epävarma, on parempi tutkia pätevyyskysymystä organisaation säännöissä ja muissa normatiivisissa asiakirjoissa.
Pyynnön tyyppi
Kun aihe ja vastaanottaja on määritetty, sinun tulisi miettiä valituksen tyyppiä.
Virallinen kirje tulisi kirjoittaa tarvittaessa:
- Ilmoita vastaanottajalle. Useimmiten uutiskirjeitä lähetetään alemman tason vastaanottajilta korkeamman tason vastaanottajille;
- Ota yhteyttä vastaanottajalle testillä, mikä merkitsee hänen puolestaan jatkotoimia. Joten he kääntyvät joko ylemmän henkilön tai tasa-arvoisen aseman puoleen;
- Anna tehtävä. Tämäntyyppinen osoite sopii vain alaiseen kohdistamiseen.
Viranomaisiin, yrityksiin tai muihin rakenteisiin yhteyttä ottavat henkilöt käyttävät useimmiten pyyntö-pyyntö-muotoa.
Virallisen valituksen muoto
Virallisen ja yritysten välisen vuorovaikutuksen ankarat olosuhteet tekevät muutoksenhakumuodosta sisällön alapuolelle. Jotta kirje saavuttaisi vastaanottajan eikä eksyisi toimiston labyrintteihin, se on laadittava kaikkien sääntöjen mukaisesti.
Organisaatiot laativat kirjeitä viralliselle kirjelomakkeelle, antavat lähtevän numeron ja ilmoittavat päivämäärän. Valitusasioiden selventämiseksi nopeasti on tärkeää ilmoittaa urakoitsijan täydellinen nimi ja yhteystiedot. Ne näkyvät alatunnisteen viimeisellä arkilla.
Yksilöt laativat hakemuksia tyhjille A4-arkeille kirjoituskoneella ja harvinaisissa tapauksissa käsinkirjoitetussa muodossa.
Organisaatioille valituksen otsikossa ilmoitetaan vain vastaanottajan asema ja nimi, ts. tiedot valituksen tekijästä ja yhteystiedot annetaan virallisella lomakkeella. Yksilöiden on täydennettävä otsikkoa omilla tiedoillaan, mukaan lukien yhteyspuhelinnumero ja osoite, johon vastaus on lähetettävä.
Vasemmalla puolella on kirjeen yksityiskohdat, ja vetoomuksen aiheen sanamuodon alapuolella: "Tietoja palkitsemisesta", "Tietoja tarjoamisesta", "Tietoja henkilökohtaisesta tapaamisesta" jne.
Virallisen vetoomuksen tyyli
Virallista liiketoimintatyyliä käytetään virallisten kirjeiden kirjoittamiseen. Tämän tyylin pääperiaatteet ovat johdonmukaisuus, yksiselitteisyys ja esityksen selkeys. Liiketoiminnan kirjeenvaihdossa ei voida hyväksyä puhekielen sanamuotoja, kansankielen käyttöä, puhumattakaan kirouksista. Jopa virallisen kirjeenvaihdon kaikkein häiritsevimmät tapahtumat tulisi esittää neutraalilla sävyllä ilman tunnepitoisuutta.
On hyvä käytäntö noudattaa selkeää ja loogista lauseiden ja kappaleiden rakennetta. Tämä yksinkertaistaa huomattavasti lukijan käsitystä tiedoista.
Virallisen muutoksenhaun rakenne
Virallinen kirje alkaa valituksella: ". Tätä seuraa johdanto-osa, jossa on vastattava kysymykseen: "Miksi valitus kirjoitetaan, kenen puolesta ja mistä syystä?" Se voi näyttää tältä:
«».
«».
Yleisestä erityiseen seuraa johdanto-osa, joka heijastaa erityispiirteitä. Jos valitus on kirjoitettu - konfliktin kronologinen ydin. Kutsukirjeissä selittävä osa sisältää tiedot tapahtuman paikasta, päivämäärästä ja kellonaikasta, sen järjestäjistä ja vastaanottajan osallistumistavasta.
Virallinen muutoksenhaku päättyy pyynnön suoraan luetteloon. Esimerkiksi: ", ", " jne.
