Lähes kaikki yrityksen päätöksentekoa vaativat valitukset osoitetaan ensimmäiselle päällikölle. Niiden suunnittelua säätelevät toimistotyön yleiset säännöt. Johtajalle osoitettu kirje viittaa tarkalleen tällaisiin asiakirjoihin, mutta siinä on joitain piirteitä, jotka tulisi ottaa huomioon sitä laadittaessa.
Ohjeet
Vaihe 1
Aluksi määritä liikekirjeen tyyppi, josta sen muotoilu riippuu. Se voi olla tiedotuskirje, pyyntö- tai kieltäytymiskirje, muistutus, vahvistus tai sopimuskirje. Aloita joka tapauksessa sen laatiminen arkin oikeasta yläkulmasta, joka on perinteisesti varattu vastaanottajan ja lähettäjän tietojen sijoittamista varten.
Vaihe 2
Kirjoita tähän yrityksen nimi, asema, päätoimijan täydellinen nimi. Kirjoita heti sen alle omat tietosi vastaavassa muodossa. Mutta tässä voit lisätä sen yksikön nimen, jossa työskentelet, koordinaatit viestintään. Tähän lähetetty puhelin tai sähköposti voi nopeuttaa vastauksen vastaanottamista pyyntösi. Tässä osassa voit myös ilmoittaa lyhyesti kirjeen aiheen, valituksen sisällön, esimerkiksi "määräajan rikkomisesta" tai muut.
Vaihe 3
He eivät kirjoita asiakirjan nimeä yrityskirjeitä laatiessaan, vaan aloittavat välittömästi vetoomuksen johtajalle nimen ja isänimen mukaan, useimmiten sanan "Hyvä" jälkeen. Aseta seuraavaksi kirjeen pääteksti, joka olisi loogisinta aloittaa kuvaamalla olosuhteita, jotka saivat sinut kirjoittamaan tämän vetoomuksen. Sitten kerro asia mahdollisimman lyhyesti välttäen tarpeettomia yksityiskohtia. Vain tosiasiat ja luvut. Noudata ehdottomasti bisnesmaista esitystyyliä.
Vaihe 4
Lopuksi ilmoita pyyntösi, tarjouksesi tai muistutus. Nimeä ajanjakso, jonka kuluessa odotat päätöksen asiasta, ja miten sinulle ilmoitetaan niistä. Allekirjoita kirje organisaatiosi (osasto, osasto jne.) Johtajan kanssa. Selvitä suluissa oleva allekirjoitus ja ilmoita asiakirjan allekirjoittamiseen valtuutetun henkilön sukunimi ja nimikirjaimet sekä hänen asemansa.
