Monilla organisaatioilla on tiukat vaatimukset asiakirjojen järjestämiselle ja arkistojen luomiselle. On tarpeen varmistaa tapausten turvallisuus ja eristää ne uteliailta katseilta. Kaikkien yrityksen virkailijoiden on voitava salata tiedostoja ja tehdä se huolellisesti ja erittäin tarkasti.
Tarpeellinen
- - Työnkuvaus
- - Paperitavara tai kirjansidontakone
- - Lanka tai vahva lanka
- - Ompeluneula
- - Paperiliima
- - Valkoinen paperi
- - Sakset
- - Viivotin
- - Kynä
- - Tiiviste (tiivistevaha tarvittaessa)
Ohjeet
Vaihe 1
Sinun on välitettävä tapauksia työnkuvasi mukaisesti. Joka tapauksessa tämä työ kaikissa yrityksissä tehdään yleisten periaatteiden mukaisesti. Ensin sinun on numeroitava jokainen asiakirja järjestyksessä. Muista poistaa kaikki paperiliittimet, metallinitojat ja hakaneulat paperista.
Vaihe 2
Aloita kotelon ompeleminen, jotta arkit voidaan lukea vapaasti. Tee tämä tekemällä neljä pystysuoraa reikää, joissa on kirjoituskahva asiakirjojen vasemman marginaalin keskelle. Reikien välisen etäisyyden on oltava vähintään kolme senttimetriä. A-4-asiakirjojen ompelemiseen ja sitomiseen on kätevää käyttää erityistä työpöydän konetta. Sen avulla ei ole vaikeaa luoda tarvittavia kansioita - se voi porata heti jopa 10 cm paksun paperipinon läpi.
Vaihe 3
Käytä erityistä ompeluneulaa asiakirjojen, kuten lankalangan tai vahvojen nailonlankojen, nauhoittamiseen. Viimeisenä keinona voit taittaa tavalliset langat useita kertoja. Yleensä asiakirjat ommellaan kaksi kertaa peräkkäin, jotta arkit kiinnittyvät turvallisemmin. Tämä on erityisen tärkeää, jos asiaa valmistellaan ikuista arkistoa varten.
Vaihe 4
Jätä löysät päät langan tai langan kohdalle noin 6 cm, jotka on vedettävä viimeisen asiakirjan väärällä puolella olevan keskireikän läpi ja sidottava tiukasti solmuun.
Vaihe 5
Liimaa solmu ja langanpäät ympyrällä (halkaisijaltaan noin 4 cm) tai neliöllä (4 x 5 cm) paperisella liimalla. Kuva on leikattava paksusta valkoisesta paperista.
Vaihe 6
Aseta tiiviste siten, että se menee osittain paperin etiketin ja toinen reuna nitoman kotelon viimeisen arkin päälle. Voit myös täyttää tämän paikan tiivistysvahalla.
Vaihe 7
Odota, kunnes liima on täysin kuiva. Sitten, suoraan sinetin alle, ilmoita arkistossa olevien arkkien määrä ja laita virkamiehen allekirjoitus. Lisää merkintäkirja ja ilmoita merkinnän päivämäärä. Asiakirjojen kopiot arkistoidaan myös useista arkeista, kun taas leima, jossa on allekirjoitus, päivämäärä ja teksti "Kopio on oikea".
Vaihe 8
Sido väliaikaisen säilytyksen kotelo nidottuiksi ja pysyvän arkiston asiakirjat kovakantiseksi. Ilmoita ommellun kotelon määräajat.
