Työnantaja voi tutustua työntekijöidensä loma-aikatauluun monin tavoin. Useimmiten henkilöstöpalvelut antavat erityisen tutustumissivun tai täyttävät itse asiakirjan viimeisen sarakkeen.
Yksi työnantajan vastuista on työntekijöiden oikea-aikainen tutustuminen paikallisiin säädöksiin, jotka annetaan yrityksessä ja jotka liittyvät suoraan heidän toimintaansa. Tämän velvoitteen noudattamatta jättäminen voi johtaa hallinnolliseen vastuuseen ja aiheuttaa lisäongelmia suhteissa työntekijöihin. Siksi yritysten johtajat ja henkilöstöpalvelut tutustuttavat työntekijät tällaisiin asiakirjoihin allekirjoituksella, mikä on kirjattu myös työlainsäädäntöön. Yksi paikallisen tyypin säädöksistä on työntekijän loma-aikataulu, johon voidaan käyttää kahta tapaa: laatia erillinen tutustumislomake tai kerätä työntekijän allekirjoituksia suoraan itse aikatauluun.
Työntekijän perehdytyslomakkeen laatiminen
Erillisen tutustumislehdeksi kutsutun asiakirjan luominen on yleinen tapa välittää tietoa loma-aikataulusta työntekijöille. Tämän tyyppisiä ilmoituksia käytetään useimmissa organisaatioissa, ja tutustumissivun päätehtävä on saada työntekijöiltä kirjallinen vahvistus siitä, että he ovat lukeneet asiakirjan. Siksi tämä asiakirja voidaan laatia missä tahansa muodossa, mutta siinä on ilmoitettava tiedot vastaavan kalenterivuoden loma-aikataulusta, työntekijöiden nimet ja kerättävä heidän henkilökohtaiset allekirjoituksensa. Sukunimet ja allekirjoitukset sijoitetaan yleensä taulukon muodossa, mikä yksinkertaistaa paikallisiin toimiin perehtymisen menettelyn järjestämistä.
Työntekijöiden allekirjoitusten kerääminen loma-aikataulusta
Jotkut henkilöstöosastot keräävät mieluummin työntekijöiden allekirjoitukset loma-aikataulun tuntemisesta suoraan tähän asiakirjaan. Lomakohteen muoto on yhtenäinen, mutta työntekijälle ilmoittamista varten käytetään usein tämän asiakirjan viimeistä hakematonta saraketta, jota kutsutaan "huomautukseksi". Koska kaikki aikataulussa olevat työntekijöiden tiedot sekä hänen seuraavan kalenterivuoden loman alkamis- ja päättymispäivät tässä paikallisessa säädöksessä on jo jaettu erillisiin riveihin, vastaavan henkilön viimeisen sarakkeen henkilökohtainen allekirjoitus linja vahvistaa automaattisesti, että työntekijä tuntee asiakirjan. Tätä tiedonsiirtomenetelmää ei ole kielletty missään, mutta sitä käytetään suhteellisen harvoin.
